domingo, 29 de julho de 2012

Tempo é dinheiro: Tem 5 minutos aí?

Quando se convida um colega de trabalho para almoçar, marcando o horário com antecedência, ele ou ela, inevitavelmente, na hora marcada precisará de mais 5 minutos para mandar um e-mail, e pior, esses 5 minutos facilmente se tornam meia hora.


Uma reunião começará 10 minutos mais tarde, por conta de um telefonema ou e-mail de última hora por parte de um ou mais convidados. E a mesma reunião se prolongará por mais meia hora, invadindo o horário da próxima reunião. Tudo em nome de mais 5 minutos.


Deixar os outros esperando, não importa qual a desculpa, demonstra um profundo desrespeito, você perde a confiança das pessoas quando as desrespeita dessa maneira.


Respeitar o tempo das pessoas é também valorizá-las, como gestor ou não, procure:

  • Não chegar tarde a reuniões, incluindo aquelas com seus familiares e amigos.

  • Especificar no início da reunião quanto tempo dispõe para ficar, para que os pontos cruciais sejam abordados, e se predisponha a responder mais tarde pontos particulares da reunião, desta forma, ficará no controle do tempo e ganhará o respeito das pessoas presentes.

  • Não perder o tempo de vista. Eis um uso apropriado para o celular em reuniões: programe o alarme para 15 minutos antes do término da reunião, isso lhe dará tempo para endereçar os próximos passos.

  • Não subestimar o tempo das viagens, planeje-as com tempo suficiente para suas reuniões.

  • Não subestimar o tempo que uma determinada tarefa vai demorar, dessa maneira não precisa fazer com que seus colegas esperem por aqueles intermináveis 5 minutos.

Pontualidade nada mais é do que o respeito pelo tempo das outras pessoas, e de quebra é um modo eficaz de estabelecer um elo de confiança. «

domingo, 15 de julho de 2012

Gestor do Processo: O empinador de pipas

Para o título, não pude deixar de fazer um trocadilho com o livro “O caçador de pipas” de Khaled Hosseini, quem tiver a oportunidade, leia.

Talvez pelas férias de Julho, que trazem o colorido das pipas para o céu, acordei com as imagens da infância na minha mente.

Quando eu tinha meus sete anos, meu irmão tinha quatro anos, e ele era apaixonado pelas pipas, e manteve essa paixão por toda a infância e pré-adolescência.

Cultivávamos o hábito de deitar na laje e observar o céu, ora decifrando o formato das nuvens, ora contabilizando o maior número de pipas avistadas.

Até o dia que meu irmãozinho tomou gosto por empinar pipas, começou com as capuchetas, primas pobres das pipas, feitas de jornal. Só que meu irmão não sabia fazer as pipas, nosso vizinho nos ensinou. Mas, meu irmão era muito pequeno e sem habilidade, não conseguia fazê-las. Então, obriguei-me a aprender, o vizinho fornecia as varetas de bambu e o papel carbono, e eu fazia as pipas para o meu irmão. Mas o seu sonho era ter uma colorida com papel de seda, uma arraia. Até que juntamos as moedas dos nossos cofrinhos, e fiz a arraia para o meu irmão.

Foi um dos dias mais felizes para ele! No fim do dia, ele pendurava a pipa na parede do quarto, imagino que ela estava sempre presente nos seus sonhos de menino. Mesmo quando ele aprendeu a fazer suas próprias pipas, todo ano nas férias de Julho ele juntava um dinheirinho, comprava as varetas, papel de seda colorido e pedia para eu fazer uma arraia, que tinha por objetivo superar a do ano anterior. Ela voava bela nos céus e no fim das férias ia parar na parede do quarto dele.

Nossa parceria era tão boa que eu tinha toda a habilidade para fazer as pipas, mas não conseguia colocá-las no ar, ao passo que meu irmão sabia como ninguém empiná-las, fazendo acrobacias, e até cortando adversários e mandando-os pelos ares.

Importante dizer que não utilizávamos cerol na linha, essa era a condição de nossa mãe para podermos brincar com as pipas. Nem podíamos correr atrás das pipas perdidas. Portanto, se não queríamos perder a pipa, o melhor era evitar os adversários, ou enfrentarmos aqueles que sabíamos que também não utilizavam cerol.

Crescemos e a tradição se foi, mas hoje percebi que pode ser uma bela analogia para a melhoria contínua nos processos. A cada ano seus processos precisam ser revistos e superar o ano anterior. Para isso sua empresa precisa investir com novos recursos e metas, e você, como analista de processos de negócio, deve estar comprometido com o resultado do processo, assim como a pequena Krika estava comprometida com a alegria de seu irmão.

Onde a empresa deseja estar, são como os desejos mais elaborados que meu irmão assumia a cada ano. De capucheta a pipa de papel carbono, de pipa de papel carbono a arraia colorida.

E após a melhoria, o seu processo precisa ir para um quadro de observação, como a pipa ia para a parede do quarto do meu irmão. Ou seja, não se tem ideia do que melhorar até que se observe e entenda bem como o processo se comporta.



O analista de processos de negócios é como um “fazedor de pipas”, preocupado em aprimorar e criar condições para que a pipa tenha o melhor desempenho com os recursos e conhecimento do “empinador de pipas”, que é o gestor do processo (dono do processo), aquele que vai conduzi-la às alturas, em condições de se sobressair entre as demais pipas, e até cortar alguns adversários. Essa é uma parceria tão boa, quanto àquela entre irmãos. «

segunda-feira, 9 de julho de 2012

Ou isto, ou aquilo... Decida-se!

Uma tomada de decisão nem sempre é tão simples, ela envolve a análise da situação e a escolha de uma opção considerada apropriada.

Aproveito para ressaltar que tomar uma decisão, não é o mesmo que resolver problemas, este último envolve uma solução, resposta ou conclusão, e nem sempre apresenta opções.

Voltando à análise da situação, devemos compreender que a palavra “análise” vem do grego “análysis”, que significa dissolução, decomposição, ou seja, separar o todo em suas partes.

Ao analisar uma situação complexa, precisamos examiná-la sempre passo-a-passo.

Para tomar uma decisão consciente é preciso definir seu objetivo, coletar informações relevantes, verificar a viabilidade das opções. Por viabilidade, entenda que as opções devem ser possíveis de serem realizadas. E, então, escolha a melhor opção, de acordo com seus valores pessoais e culturais.


Um líder precisa estar disposto a tomar decisões e conviver com seus resultados, sejam eles positivos ou negativos. Por isso mesmo, deve estar atento a suas decisões. «

quarta-feira, 4 de julho de 2012

Mudança de Rumo

Tenho trabalhado muito em tudo que envolve a gestão por processos, embora o meu trabalho me dê muito prazer, devo confessar que ele não é o que espero.

Por vezes é decepcionante como um trabalho tão vital é renegado pela maioria das empresas, que não reconhecem o valor de seus próprios processos.

Em parte a culpa é dos profissionais disponíveis no mercado, um número restrito apresenta a postura adequada.

Existem alguns desvios de entendimento sobre nossa função, portanto é comum nos destinarem a atividades fora do nosso escopo de trabalho.

Eu mesma, por vezes, sou solicitada para intervir em questões onde falha a comunicação, seja ela interna ou externa. Uma característica bem-vinda em um analista de processos de negócio é a diplomacia. Não nos causa dano esses desvios de função, mas nosso foco é desviado, e, portanto, nosso resultado é comprometido.

Por esse motivo pretendo alterar os rumos da minha carreira, quero contribuir para que empresas brasileiras invistam na melhoria de seus processos de negócio, de forma sustentável.

Creio que cada um de nós pode fazer mais do que separar o lixo para a reciclagem. Podemos colocar essa consciência em nossos trabalhos e produzir resultados mais palpáveis.

  Você é responsável pelo espaço que ocupa neste Planeta.

Tenho plena convicção de que essa nova atitude exige inovação e criatividade, e nem toda empresa estará pronta para aceitá-la.

A maioria das empresas ainda compromete seus recursos  para produzir documentos em papel, alocar esses documentos em arquivos físicos, triturar esses documentos e, por fim, burocratizar seus processos.

É possível revitalizar essa dinâmica, desde que haja o engajamento correto de pessoas, recursos e boa vontade.

Não dá para esperar que o mundo seja um lugar melhor, se não fizermos nada para que isso aconteça. «