Como minimizar os custos dos seus processos

Errar faz parte da natureza humana, que atire a primeira pedra aquele que nunca errou. Errar quase sempre dinamiza o nosso aprendizado.

Apesar dos erros serem, até certo ponto, toleráveis nas empresas, a verdade é que eles elevam os custos dos processos de negócio. Se um funcionário realiza uma tarefa, e, por erro ou ineficiência, a tarefa precisa ser refeita pelo mesmo funcionário ou por outro, sua empresa paga duas vezes pela mesma tarefa. Isso se o erro for percebido a tempo, porque o erro pode ser percebido pelo Cliente, o que ele os custos ainda mais.

Se a necessidade de refazer uma tarefa ocorre esporadicamente o efeito nos custos pode ser mínimo, mas se acontece frequentemente o custo do seu processo duplica.

Muitas empresas instituíram em suas rotinas mais críticas o método “feito e conferido”, onde um colaborador realiza uma atividade e outro confere.

Essa prática pode ser ineficaz se não houver treinamento adequado, muitas vezes os colaboradores erram por não saberem realizar a tarefa de forma correta, neste caso, se os colaboradores tiverem deficiência de conhecimento/aptidão, logo você estará acrescentando mais um conferente nessa atividade, triplicando o custo do processo.

Mesmo que esses colaboradores não tenham altos salários e sua empresa não se importe em colocar vários colaboradores para conferir uma atividade (ignorando que o custo do profissional não advém somente do seu salários e encargos, mas também da sua estação de trabalho - equipamento, mobiliário, energia elétrica, telefone, água, café), fatalmente terá problemas de desempenho e competitividade.

Processos Manuais x Processos Automatizados

Imagine que sua concorrência coloque apenas um profissional para realizar a atividade, com o salário igual à soma dos dois colaboradores que você tem para realizar a atividade.

Digamos, ainda, que o profissional do concorrente de vez em quando erre, e os seus colaboradores nunca errem, pois seu sistema de “feito e conferido” está funcionando perfeitamente.

É bem provável que seus clientes prefiram os serviços do seu concorrente, porque embora os preços sejam similares e sua qualidade maior, o custo benefício que o concorrente entrega para o cliente é melhor, ele entrega mais rápido, e a pequena deficiência de qualidade é facilmente negociável. Seu concorrente pode oferecer a cada erro a correção e o bônus de outra entrega sem custo. Ele tem essa vantagem competitiva por causa do baixo desempenho da sua empresa em relação à concorrência.

Não adianta você tirar a conferência do seu processo, se você não tem estatísticas da quantidade de erros que normalmente são detectados.

Você pode ter sucesso se o percentual for pequeno e um baita prejuízo se o percentual for alto, e nesse último caso ainda perde os clientes que preferiam os seus serviços pela alta qualidade oferecida.

Em meio a esse dilema, a automatização do processo vai ajudá-lo pelos seguintes motivos:

·         Ela minimiza ou, até mesmo, elimina a necessidade de conferência, uma vez que ela é sistematizada para as necessidades conhecidas, encaminhando para a conferência adicional somente os casos extraordinários.

·         Ela propicia consultas estatísticas de quantas situações passaram pela conferência. Com essa informação, você poderá solicitar ajustes no processo, provendo tratamento para as novas situações ou intensificando o treinamento dos colaboradores. Um ganho competitivo é que sua empresa será capaz de ter dois executantes ao invés de apenas um, sem perda de qualidade, sua produção além de ser melhorada será duplicada (veja figura Processos Manuais x Processos Automatizados).

A redução de custo no processo automatizado também surge pelo corte de outras atividades desnecessárias, geralmente uma mesma atividade é realizada por dois ou mais departamentos por falta de comunicação adequada ou por falta de definição de responsabilidades.

O processo automatizado alinha as necessidades e permite que uma informação necessária a todos os envolvidos esteja disponível e acessível.

Um outro ganho é que seus profissionais passam a ter seu desempenho valorizado. «

Como definir as responsabilidades no seu processo

Como em grande parte das empresas, mais cedo ou mais tarde, você vai cruzar com alguém que deixa a desejar em suas atribuições. E, pior, você depende de que essa pessoa realize a tarefa dela, de forma adequada, para que você tenha sucesso na sua atividade.

É neste momento que nasce a maioria dos conflitos corporativos, como as rixas épicas entre departamentos, as maledicências de corredor e, até mesmo, boa parte das ocorrências de assédio moral.

Por incrível que pareça a automatização também resolve os conflitos de responsabilidade.

Agilizada a comunicação no seu processo, fica evidente que solicitações, demandas, aprovações, rejeições e todo tipo de decisão no processo está diretamente vinculada a quem realizou a ação.

Com a transparência (que resulta do processo automatizado), é inevitável que fique também evidente para todos os envolvidos quem deixa de realizar uma tarefa, a realiza de forma inadequada, ou ainda, fora do prazo determinado. Da mesma forma, quem se destaca também aparece.

Como um dos objetivos da automatização do processo é melhorar o seu desempenho, ao detectar os executantes que estão prejudicando o desempenho do processo, algumas providências podem ser facilmente tomadas:

• As pessoas participantes do processo devem ser treinadas e advertidas de que suas ações agora são monitoradas. Aliás, embora a execução do processo seja auto explicativa, o treinamento é sempre necessário, pois ele esclarece e habilita os executantes para atingirem seu potencial.

• O processo deve estar ajustado para que antes que o alerta chegue aos níveis superiores, o próprio executante possa corrigir suas falhas, através de mensagens de alerta disparadas no próprio portal em tempo real.

Seguramente, muitos conflitos vividos em sua empresa desaparecem. Seus colaboradores ganham motivos para mais confraternização e menos reclamação.«

Como agilizar a comunicação no seu processo

Boa parte das empresas têm problemas de comunicação interna e externa, se bem que a origem de todos os males da comunicação é sempre interna.

Atualmente, o principal meio de comunicação utilizado pelas empresas é o e-mail, e a popularização dos smartphones só intensificou esse meio de comunicação. Os executivos dão preferência por esse tipo de comunicação, porque ela é uma evolução dos memorandos e cartas corporativas que circulavam pelas empresas no passado, por onde o fluxo de trabalho verdadeiramente flui.

Nossos avós jamais imaginaram que a função do Contínuo, rapaz que entregava as correspondências internas da empresa, seria substituída por tecnologia, que permite que a mensagem seja escrita pelo próprio interlocutor (sem necessidade de ditar a uma Datilógrafa ou Secretária), e, imediatamente após o envio, a mensagem chega ao seu destinatário. Quem envia a mensagem pode estar em qualquer parte do mundo, e ainda assim a mensagem chega.

Essa facilidade deu uma dinâmica impressionante à comunicação, mas por outro lado houve uma banalização das mensagens que, normalmente, não chegariam por correspondência no passado, como convites para um cafezinho, almoço, fofoca, dúvidas existenciais e por aí afora.

O fato é que você tem uma caixa de entrada com centenas de e-mails diários, muitos deles precisam de uma manifestação de sua parte e vão ficar ali perdido, até que você receba um outro e-mail cobrando sua resposta. 

Você pode ser uma pessoa organizada e montar uma estrutura de pastas para organizar suas mensagens, fazer listas de pendências, colar post-its com lembretes no seu monitor, e, mesmo assim, alguns desses inúmeros pedidos, que você recebe diariamente, vão terminar esquecidos.

Se por acaso você se identificou com essa situação, vai concordar comigo, de que não gostaria que suas aprovações e o debate até sua aprovação final ficassem misturados com seus e-mails diários.

Um fluxo de aprovação faz parte de um processo, partindo desse princípio, não seria mais produtivo que as informações desse processo pudessem ser padronizadas e visualizadas sempre que você tivesse que aprovar algo?

Isso é possível, por meio da automatização do processo, que vai permitir que:

• As informações do processo, necessárias para a decisão de aprovação ou rejeição, acompanham a solicitação. 

• Você pode optar por receber notificação de decisões pendentes, ou simplesmente escolher o melhor horário do dia para acessar o portal e eliminar as pendências.

• Você aprova ou rejeita a solicitação e atribuí seu parecer, ou seja, de forma transparente sua decisão fica disponível para todos os envolvidos na solicitação.

• Suas decisões podem ser feitas também por dispositivos móveis. Portanto, sua rotina não é afetada e você continua aprovando via smartphone.

• Suas decisões podem ser consultadas sempre que precisar rever algo.

•  Na sua ausência, você pode designar outra pessoa para aprovar por você e não precisa comunicar todos os possíveis solicitantes, pois as solicitações são, automaticamente, enviadas ao seu substituto.

Você deve ter percebido que automatizando os processos que envolvem decisões rotineiras, como as aprovações, vários e-mails desse tipo de comunicação não serão mais enviados aos funcionários.

Além da diminuição de e-mails que trafegam em sua empresa, permitindo um fôlego maior aos funcionários; um segundo fator positivo, muitas vezes ignorado, é que a decisão se torna mais objetiva, já que o processo automatizado padroniza o formato das solicitações e as solicitações incompletas não são recebidas até que o solicitante as complete. «

Eu ainda tenho um sonho

Ao longo da história muitos homens e mulheres se levantaram para dizer: “eu não concordo”.

De certa forma, eles até chacoalharam as coisas, mas a mudança sempre foi lenta, porque nem todas as pessoas se engajam nela. Elas preferem dizer: “Legal, tem alguém falando sobre isso” e cruzam os braços à espera do que vai acontecer. Elas só agem quando são atingidas.

Em 1940, em “O Grande Ditador”, Charles Chaplin fez um discurso, que se fosse levado à sério teria abolido qualquer forma de ditadura no mundo, entretanto, após quase 75 anos, os ditadores e seus regimes insanos continuam surgindo e espalhando o aniquilamento dos direitos civis das pessoas em toda parte do mundo.

Em 1963, Martin Luther King, em meio às perseguições racistas, conseguiu reunir em Washington, ao ar livre, um público de cerca de 250 mil pessoas, onde proferiu seu discurso: “Eu tenho um sonho”. Após quase 52 anos, pessoas não só nos Estados Unidos, mas no mundo todo continuam a ser condenadas à marginalidade, ao desrespeito dos seus direitos, à falta de oportunidades, à fome e até à morte, unicamente pela cor de suas peles.

 

Peço licença aos leitores, mas não vou utilizar o termo “afrodescendente” para me referir ao preconceito de cor de pele, porque eu sou uma afrodescendente, mas como minha pele é considerada “branca”, nunca sofri qualquer preconceito da sociedade em geral, com relação à minha cor de pele. Só pela minha condição de mulher.

Então, enquanto eu estiver falando do preconceito de cor de pele, vou me referir às pessoas que sofrem o preconceito como negras, termo que embora não defina quem elas são, define como as pessoas preconceituosas as veem e o motivo do preconceito.

Eu me orgulho de ter: 50% do meu sangue angolano, 25% índio e 25% português. É isso que me faz brasileira, batalhadora e pensadora livre. Se hoje eu falo mais de um idioma, tenho pós graduação e sou uma excelente profissional foi tudo esforço meu, e resultado da minha batalha pessoal, que trabalhei muito para pagar meus estudos.

Por muito tempo, eu ganhei o suficiente para pagar a faculdade, comprar os livros, comer de forma razoável e pagar a passagem de ônibus, deixando qualquer tipo de vaidade de lado (não cabia no bolso). E não pense você que não rolou bullying, rolou e muito, vocês não sabem como as “patricinhas” são monstruosas quando percebem que a menina mal vestida tira boas notas, sobretudo na área de Tecnologia da Informação onde poucas mulheres se destacam.

Trabalhei em uma empresa, que do cargo de analista para cima quase não se contratavam negros, o único contratado que vi, era alvo de brincadeiras diárias, vindas inclusive dos seus superiores. O bullying sempre vinha nessa embalagem de brincadeira, sempre o colocando como uma pessoa inferior, preguiçosa, pouco inteligente, malandra. Claro que o rapaz leva tudo na brincadeira, afinal ele tem contas para pagar. Além disso, em outras empresas o clima não seria tão diferente. Esse tipo de assédio moral que acontece no mundo profissional dificilmente é relatado, quem denuncia fica marginalizado pelas empresas que se protegem.

Sabe aquele contato que o RH de uma empresa faz com o RH da outra, quando se checam os “antecedentes trabalhistas”, ninguém diz: "fulano foi um ótimo profissional, cumpridor de suas obrigações e responsável". Eles dizem, "fulano denunciou o chefe por assédio moral". E, a empresa contratante ao invés de perceber ali um profissional digno que luta por seus direitos, vê nele um problema. 

Seria telhado de vidro?

Se a empresa coíbe e trata com fervor as manifestações de assédio, de qualquer natureza, no seu ambiente, nada tem a temer. Na verdade este novo funcionário é um exemplo do que ela defende: integridade.

Na minha opinião, nenhuma empresa deveria ligar para a outra para saber dos “antecedentes trabalhistas”, o histórico do trabalhador deveria ficar registrado em algum departamento da justiça do trabalho ou sindicato trabalhista, onde a empresa da qual ele saiu pode registrar as atitudes comportamentais do trabalhador atestadas por um mediador isento, na homologação trabalhista. Dessa forma, não haveria perseguições às vítimas de assédio. Por outro lado, o trabalhador que roubou e fraudou fica exposto. Exposição que quase não aparece na checagem realizada pelos RHs atualmente, o fraudador encontra meios de ludibriá-los.

Eu ainda tenho o sonho de trabalhar e ajudar a construir uma empresa que valorize o “ser humano”, seja ele homem ou mulher, onde sua cor de pele, crença e sexualidade não sejam limitantes.

Uma empresa sustentável econômica e socialmente, que além de prover serviços e/ou produtos de qualidade a preço justo e confiável aos seus clientes, também provenha exemplos e incentive a cidadania e o caráter positivo dos seus funcionários.

O nosso futuro não depende somente de elegermos bons governantes e cobrarmos nossos direitos, mas de cumprirmos nossos deveres sociais, e boa parte disso pertence às empresas bem constituídas, onde as pessoas sonham em trabalhar. «

Projetos Faraônicos

Percebo que as empresas sabem o que fazer, mas não como fazer.

Por este motivo os projetos se acumulam e os prazos dificilmente são cumpridos.

Mesmo empresas com Escritório de Projetos estabelecidos patinam no cumprimento dos prazos dos projetos.

O custo dos atrasos extrapola o orçamento e provoca impactos na estratégia do negócio. Muitas vezes o atraso em um projeto causa frustrações direta ou indiretamente nos clientes e expõe suas vulnerabilidades aos concorrentes.

Então por que as empresas não controlam melhor os prazos?

Elas tentam, é cada vez maior o investimento que se faz em escritórios de projetos e certificações PMO. O problema é que não basta ter orçamento e recursos é preciso vender a ideia do projeto.

As empresas costumam ter seus direcionamentos estratégicos guardados à sete chaves, quando na verdade quanto mais pessoas na empresa os conhece, melhor é para o futuro do negócio.

Por que a empresa precisa que o projeto X seja concluído em 10 meses? 

As pessoas que vão trabalhar no projeto precisam saber. Fatalmente essas pessoas têm suas tarefas diárias às quais elas não podem desprezar, e como elas sabem que o lucro da empresa vem dessas tarefas, dificilmente elas irão priorizar o projeto. Por que elas fariam isso? Elas não conhecem as decisões estratégicas que deram origem ao projeto.

Por outro lado, apenas compartilhar as decisões estratégicas embutidas do projeto não é suficiente. Lembra que eu disse que essas pessoas têm atividades rotineiras que também são importantes para o negócio?

Então podemos terceirizar ou contratar novas pessoas? E desprezar todo o conhecimento interno? 

As decisões vão ficando complexas, não é mesmo?

Entretanto, decisões complexas não precisam ser tomadas por apenas uma pessoa. Por que antes de planejar o projeto, não convocar as pessoas que serão envolvidas, expor a estratégia, a necessidade de manter as tarefas diárias, o orçamento disponível e ouvir as sugestões de todos?

As primeiras decisões colegiadas serão um desafio para todos. A cultura ainda não está devidamente estabelecida, e as pessoas não estão acostumadas a serem ouvidas, elas precisam, inclusive, serem provocadas a participarem.

Mas, garanto que os entraves que você descobriria em fase adiantada do projeto, seriam, dessa maneira, discutidos na fase de planejamento, onde é possível remontar a estratégia para não incorrer naqueles problemas.  

Ter uma ideia e montar uma estratégia são atos relativamente simples, mas transformá-los em realidade envolve muito esforço, e esforço coletivo.

Fora os escravos que trabalharam na construção das pirâmides (que atuavam, digamos, como "mão de obra terceirizada"), os arquitetos, engenheiros, sacerdotes, generais e coordenadores (súditos do faraó), sabiam qual a finalidade do empreendimento e o prazo que tinham para realizá-lo.

Desconfio que quando foi construída a primeira pirâmide, o faraó Djoser não chamou seu melhor arquiteto e engenheiro Imhotep e disse: “preciso de um túmulo que caiba todo o meu tesouro, faça-o”.

Acho que mesmo ele sendo considerado um deus, que não podia ser contrariado, ele tenha sido mais participativo: “para a minha vida após a morte, quero acumular vários tesouros, e quero levá-los comigo, preciso de uma estrutura tão grandiosa quanto o tesouro que acumularei, que seja um incentivo para meu sucessor, que ele me alcance ou me supere, como podemos fazer isso?”

Depois de ver várias maquetes, onde o engenheiro e seus auxiliares certamente se esmeraram, ele gostou daquela que apontava para o deus Rá (Sol), era grandiosa, reluzente e, sobretudo, diferente de tudo que ser vira até então. Certamente um marco na história.

Imhotep lançou mão de vários conhecimentos adquiridos com os sacerdotes do reino junto com suas próprias descobertas alquímicas para fabricar ari-kats (blocos de pedra feitos pelo homem), e montar a logística para a construção, que envolveu esforço de todo o reino. Até os restos das cozinhas iam parar na fabricação dos blocos.

[Assista ao vídeo (espanhol) que conta como Imhotep construiu a pirâmide de degraus de Sakkara à Parte1 | Parte 2 | Parte 3]

Muitos destes parceiros de empreendimento inclusive se voluntariavam a serem encerrados na pirâmide junto com os bens e a múmia do seu faraó, quando fosse chegado o momento. Eles, literalmente, compraram a ideia do projeto (não se consegue esse tipo de comprometimento atualmente com muita frequência).

Observe que durante a execução o faraó e seu engenheiro aparecem monitorando a obra. Se até um faraó monitorava seu projeto, creio que não será problema para você fazer o mesmo. 

Apesar de projetos, na sua maioria, bem executados, ironicamente, as pirâmides dos faraós levavam muitos anos para serem concluídas (praticamente o tempo dos seus reinados). Atualmente, obras grandiosas do governo que consomem orçamentos milionários, financiam a corrupção, e apresentam atrasos constantes, são taxadas de obras faraônicas. Um verdadeiro insulto aos faraós, que mandariam cortar as mãos de qualquer um que ousasse roubá-los. «

Não crie oportunidades para malfeitos

Nenhuma empresa está imune aos escândalos como os que se viram recentemente com a Petrobrás e HSBC: fraudes, corrupção e lavagem de dinheiro.

Mesmo que o fundador da empresa seja uma pessoa extremamente honesta e de princípios inquestionáveis, uma empresa é formada por pessoas. E se tratando de pessoas, trata-se da união de personalidades, crenças e valores diferentes.

Se até em um casamento, onde se casa com a pessoa que se ama, podem haver surpresas desagradáveis, imagina em uma empresa com 10, 100, 1000, 10000 ou mais pessoas diferentes.

mal·fei·to

adjetivo

1. Que tem defeito ou foi mal executado. = IMPERFEITO

2. Disforme.

3. [Figurado]  Mau, maldoso, injusto, imerecido.

substantivo masculino

4. Dano, prejuízo, estrago.

5. [Antigo]  Malfeitoria.

"malfeito", in Dicionário Priberam da Língua Portuguesa [em linha], 2008-2013, http://www.priberam.pt/dlpo/malfeito [consultado em 10-02-2015].

Os problemas quase sempre vêm de cargos de confiança, pessoas com muitas chaves e acessos e nenhum controle sobre seus atos.

Empresas que trabalham na distribuição de valores (carros fortes), investigam a situação financeira e até as amizades das pessoas que lidam diretamente com o dinheiro, antes de contratá-los, e estas pessoas trabalham sob o monitoramento constante de câmeras de segurança, além disso são feitas várias conferências programadas e aleatórias durante o dia.

Esse controle é mantido mesmo que a pessoa tenha anos de empresa e a confiança de todos, é um controle preventivo.

Mesmo que por algum motivo essa pessoa ou alguém ligado a ela tenha algum pensamento para burlar o sistema, percebe logo que é tão complicado e trabalhoso que não vale a pena tentar. É por esse motivo que se ouve notícias sobre explosões em caixas eletrônicos, e quase não se ouve notícias sobre roubo aos carros fortes.  Os carros fortes já foram os alvos preferidos dos ladrões, mas as empresas de distribuição de valores, investiram em recursos de segurança que tornaram as ações criminosas quase nulas.

Minha pergunta é: por que os diretores com poder de assinar contratos milionários, não são monitorados?

Qual a diferença entre um diretor de uma empresa e o cara que conta o dinheiro e separa em pacotes para o carregamento de carros forte?

Alguém tem ideia do montante de dinheiro que passa diariamente pela mão do cara que conta o dinheiro? Eu não tenho, mas partindo do pressuposto de que um carro forte, distribui dinheiro à vários caixas eletrônicos e agências, e recolhe dinheiro de vários estabelecimentos, e esse contador lida com mais de um carro forte por dia, eu diria se tratar de milhões.

Talvez passe mais dinheiro pela mão dele do que pela mão de um diretor. Entretanto, ele é monitorado, para que não roube ou tenha ideias neste sentido (prevenção), o diretor não é.

Eu já vi o trabalho de auditorias internas, mesmo quando elas respondem diretamente ao Conselho de Administração, o trabalho delas é muito tímido em relação ao alto escalão da empresa. Claro que não é trabalho da auditoria interna monitorar, mas se houver algo errado é trabalho dela detectar, mesmo no alto escalão.

Uma fraude, um ato de corrupção, pode acontecer em qualquer nível hierárquico, desde que as pessoas tenham oportunidade e índole para cometê-los.

Dos dois fatores, a índole é mais difícil de detectar, não são para todos os cargos que as leis trabalhistas permitem investigação em registros criminais; além disso, um sujeito pode ter registro criminal e ter se recuperado, ou ele pode não ter nenhum registro criminal, e ter uma mente perversa e criminosa à espreita de uma oportunidade para entrar em ação.

Já a oportunidade, ela pode ser eliminada ou monitorada. Por exemplo, se um diretor pode escolher uma empresa para prestar serviços, os critérios poderiam ser preestabelecidos, por um departamento de compras, com autonomia para questioná-lo sobre a escolha. O contrato não pode ter cláusulas que prejudiquem a empresa contratante, e, deve ser revisto de tempos em tempos, quanto a qualidade do serviço apresentado, cumprimento dos prazos, compatibilidade de preços com o mercado. Toda vez que a escolha recair sobre serviços de maior preço, a qualidade superior aos demais deve ser comprovada.

Se há 3 fabricantes de canetas, a escolha pela mais cara deve recair nela, porque comprovadamente, ela dura mais que as demais, em termos que compense, pois se ela dura duas vezes mais que as outras, mas o preço das outras é cinco vezes menor não compensa. Por outro lado, se ela dura tanto quanto as outras, mas para fabricá-la usa mão de obra estritamente brasileira, onde não é cometido nenhum abuso trabalhista, já as outras tem parte de produção em outros países, e não estão em dia com os tributos trabalhistas, seria aconselhável ficar com a mais cara, por motivos éticos e de apoio à economia local, que na verdade é seu mercado consumidor.

Os critérios precisam estar claramente estabelecidos, e serem revistos conforme o ganho de maturidade da empresa. Se sua empresa tem características sustentáveis, ela vai privilegiar contratos com empresas com características semelhantes, preocupadas com o meio ambiente e as condições trabalhistas adequadas.

Acredito que em um futuro próximo, as empresas sejam mais éticas e menos gananciosas, toda a sociedade, inclusive as próprias empresas, só terão a ganhar com isso. Mas para isso, elas precisam se engajar em ações preventivas de monitoramento. Ninguém mais aguenta ouvir aquela frase manjada e falsamente inocente: "eu não sabia!" (É obrigação saber.) «

O que você quer ser quando crescer?

Já perguntou para uma criança o que ela quer ser quando crescer? Você se lembra o que respondeu quando você era criança? 

Eu queria ser estilista, sempre gostei de desenhos e de fazer com que as pessoas se sentissem bem consigo mesmas. No fim das contas, eu me tornei uma "estilista de negócios". Trilhei um caminho estranho, fui parar na área de Tecnologia da Informação, que enganosamente parecia fora do contexto, mas na era da comunicação, que vivemos hoje, torna-se impossível separar a tecnologia e o marketing dos negócios. A tecnologia é a agulha, linha e tesoura dos estilistas de negócio e o marketing a passarela e a vitrine.

Voltemos a você. O que é mesmo que você queria ser? A resposta mais comum é herói. Entretanto, não temos tantos heróis na nossa sociedade quantos aqueles que afirmaram querer sê-los na infância. Será que nosso estereótipo de herói na vida adulta ficou tão danificado assim?

Você vai me dizer que sonhos de criança são bobagens. Pode até ser, mas poucas vezes na vida você teve tanta certeza de algo como naquela época.

Claro que nem sempre você se lembra do que dizia. Teste seu filho, veja como ele afirma com toda a certeza do mundo o que ele vai ser quando crescer aos 5 anos, espere ele completar 18 anos e refaça a pergunta. Ele vai lhe responder que ainda não está preparado para responder sobre isso, que você o está pressionando, que as coisas não podem ser assim, e ouve-se um estrondo no batente. Onde é que seu menino aprendeu a bater portas assim? Como ele perdeu toda aquela decisão da infância?

A resposta está em você mesmo. Você o encorajou ou transferiu seus medos e frustrações para ele? Tive uma colega de trabalho, cuja a filha de 10 anos queria ser dançarina, amava dançar, mas ela disse para a filha: “brinque de dançar mas não leve isso à sério, porque não dá dinheiro”.

Quem trabalha por dinheiro pode ser qualquer coisa, até traficante, mas nunca terá uma vida feliz, nem que nade em dinheiro.

Não devemos educar nossos filhos para pensar como nós, ou para seguir nossos passos, eles devem ser educados para tomar suas próprias decisões e arcarem com as responsabilidades de seus atos.

Eu não gostaria que um filho meu corresse para casa toda vez que cometesse uma idiotice para eu “dar um jeito” nas coisas para ele. Eu gostaria que ele tivesse discernimento para fazer boas escolhas, e se, por ventura tivesse problemas, fosse capaz de sair deles com honestidade e responsabilidade. Portanto, a educação dele seria nesses princípios, se ele quisesse ser um professor, mesmo que professores não ganhem bem, ele seria, mas ele seria ou tentaria ser o melhor professor, porque seria uma escolha dele. Não sou eu que vou passar os próximos anos produtivos naquela carreira, mas ele.

Fazer o que gosta, de forma honesta, pode não deixar ninguém milionário, mas sempre se é remunerado com mais do que dinheiro, se é remunerado com dignidade e reconhecimento.

Quando eu estava na faculdade, tinha um aluno na turma com 60 anos, ele estava todo feliz, porque estava finalmente mudando de carreira para fazer o que gostava. Portanto, mesmo que você tenha se desviado do seu sonho de menino, por ter ouvido conselhos equivocados do seu pai, sua mãe, ou quem quer que lhe disse que era impossível seguir seu sonho. Ainda dá tempo para você ser o que estava programado a ser.

Puxa Krika, não dá! Eu queria ser astronauta, não entendo nada de astronomia e estou muito velho para me tornar um.

Se você tinha um sonho tão alto, deve se esforçar mais e ser digno das estrelas, comece a estudar astronomia, prepare-se fisicamente, acompanhe os projetos do governo, eles são tão imprevisíveis, que a presidenta pode criar um programa espacial de uma hora para outra e se você estiver preparado, pode ser sua chance, mas se não acontecer, terá alcançado algo admirável, quem sabe na busca do seu sonho de menino, você tenha criado uma escola de astronautas. E dela saia um astronauta que realmente vai fazer o passeio na lua. É mais do que você tem hoje.

Não fazer algo por causa dos obstáculos é só mais uma desculpa para não fazer. «

Automatizar Processos com BizAgi Studio

Devido à facilidade em automatizar os processos com o BizAgi Suite, os profissionais se esquecem de um requisito básico: o planejamento.

Ter o processo mapeado e já pular para a automatização, é como achar que só com os ingredientes é possível fazer um bolo.

Digamos que você queira fazer um bolo, você pensa em um "floresta negra" e o resultado é um "pântano sombrio" (e nem estou falando da aparência externa, é do sabor mesmo!).

O que deu errado? Você tinha os ingredientes!

O fato é que você não planejou corretamente. Seu primeiro bolo tinha que ser um "floresta negra"? Não poderia ser um bolo simples? Para ganhar experiência.

Os ingredientes foram bem escolhidos? Você conhecia a receita e as técnicas? Nem sempre as receitas mencionam que os ovos e a margarina em temperatura ambiente, e a farinha de trigo e o fermento peneirados deixam seu bolo mais fofo.

Assim como você pode produzir um bolo pesado e de sabor duvidoso (com a aparência razoável de um bolo, afinal de contas a fôrma garante pelo menos o formato), os processos podem ser automatizados com deficiências.

O BizAgi Studio (ferramenta de automação de processos) segue a BPMN, portanto se o fluxo não foi desenhado de acordo com a notação, seu processo automatizado já nasce capenga. A ferramenta automatiza o que está desenhado, interpretando a notação - BPMN. Portanto, se, por exemplo, uma atividade é executada automaticamente, se duas ou mais atividades são disparadas ao mesmo tempo, se uma atividade precisa aguardar uma informação para ser iniciada, tudo isso precisa estar representado no desenho.

Costumo dizer que é uma ferramenta, e ela não lê pensamentos, precisa de indicações claras e objetivas.

O fluxo é interpretado e executado conforme foi desenhado, mas somente o desenho do fluxo não basta para automatizar processos.

O desenho do fluxo é uma representação gráfica, exatamente como um mapa representa uma cidade, mas não representa suas leis, problemas sociais, trânsito, etc..

Ou seja, quando se automatizar um processo deve-se agregar sua dinâmica: as pessoas que o executam; o que cada uma delas pode fazer; a que informações e sistemas elas podem ter acesso; quais as informações que trafegam no processo; quais são as regras de negócio; os riscos que se pretende evitar/minimizar; as medidas de segurança que são aplicadas.

Você já deve ter percebido que a profundidade desse mapeamento extrapola as dimensões da visão de negócio. Há uma penetração na camada de sistemas da empresa, eu falei em informações e responsabilidades. Portanto, há que se fazer a análise de dados e definir bem os papéis e responsabilidades dos envolvidos no processo.

Os profissionais da automatização de processos, devem estar alertas para não automatizar brechas para possíveis fraudes. Mesmo que o gestor do processo não tenha se dado conta dos possíveis problemas, tais profissionais sempre analisam os riscos e acrescentam medidas de segurança ao processo.

Resumindo, se quer automatizar processos, usando o BizAgi Studio, você precisa: 

1. Mapear processo na notação da ferramenta (BPMN);
2. Desenhar formulários (mesmo que seja um rascunho) e validar previamente com os usuários;
3. Mapear os dados envolvidos e relacioná-los;
4. Definir claramente papéis e responsabilidades, e, níveis de acesso às informações (quem pode gravar, modificar ou consultar dados);
5. Definir integrações (se houver necessidade de acessar bases de dados ou serviços internos ou externos);
6. Definir o que será medido no processo (indicadores);
7. Definir relatórios de consulta para os processos, com as visões mais adequadas para os usuários nos seus diversos níveis de acesso.

Existem outras ferramentas no mercado, com diferentes facilidades e dificuldades de operação. Todas elas necessitam de planejamento e conhecimento aprofundado do processo a ser automatizado. Entretanto, elas seguem linhas similares para a automação dos processos. «

Boas Maneiras nas Reuniões

Sou apenas eu, ou você também concorda que manifestações de boa educação tornariam o mundo melhor?

Tenho observado que nas reuniões empresariais é onde a falta de educação (em qualquer nível hierárquico) fica mais evidente, e prejudica a colaboração.

Vamos aos fatos!

Demonstrações de má postura do Organizador: 

1. Reuniões desnecessárias são convocadas.
2. Reuniões são convocadas sem verificar a agenda dos participantes. 
3. Sem um motivo urgente, reuniões são convocadas em horário de almoço e fora do horário de expediente, ou invadem esses horários. 
4. Reuniões são convocadas sem antecedência. 
5. Reuniões são convocadas sem pauta enviada previamente. 
6. Reunião são realizadas em locais e condições inadequadas (iluminação inadequada, sem ar condicionado ou aparelho desregulado, sem acesso a toaletes e bebedouros, etc.). 
7. Reuniões não respeitam o horário de início e término. 
8. Reuniões com uso de recursos de multimídia, onde os equipamentos não foram testados com antecedência. 
9. Os participantes não se conhecem e não são apresentados (pelo menos nome e cargo devem ser conhecidos por todos os participantes). 
10. Ao final da reunião não agradece a participação de todos e nem endereça os próximos passos.

 Demonstrações de má postura do Participante: 

1. Não é pontual, quando se atrasa não avisa ao Organizador. 
2. Entra na sala de reunião sem discrição, fazendo algazarra e tumultuando o ambiente, deixando de cumprimentar os presentes.
3. Participa da reunião demonstrando desinteresse: utilizando dispositivos móveis (notebooks, tablets, celulares, etc.) para verificar e-mails, navegar pela internet, ler/escrever mensagens de texto ou jogar paciência; fica ouvido música com fones de ouvido; ou mascando chiclete. 
4. Interrompe outro participante, que esteja argumentando e ainda não finalizou seu pensamento. 
5. Mantém conversas paralelas durante a reunião. 
6. Distrai os demais participantes com seus tiques nervosos (fica batendo a caneta na mesa, faz ruídos sonoros com a boca, fica mexendo em papéis desnecessariamente, fica batendo os pés no chão, etc.). 
7. Não se prepara para a reunião, a pauta deveria ser lida e os assuntos verificados com antecedência. 
8. Traz convidados para a reunião sem avisar previamente pedindo permissão ao Organizador da reunião. 

Principais formatos de reunião
Palestra	Formato tradicional. Alguém apresenta um tema e o grupo, que possui algum conhecimento prévio, se expressa ao final.
Painel	Caracterizada por um orador, um moderador e painelistas que explanam suas visões sobre determinado tema, seguido de um debate sobre as ideias e posições.
Seminário	Uma sessão de aprendizado e não uma aula. Algumas pessoas expõem um tema. Um mediador preside.
Workshop	Palestra que propõem ideais e formas de concretizá-las, é dividida em duas partes, uma teórica e outra prática, para vivência e fixação do conhecimento.

  

As boas maneiras são importantes em qualquer lugar, mas nas reuniões elas garantem que todos estejam confortáveis e as interações entre os participantes fluam sem problemas. «