O que se ganha com o mapeamento dos processos?

Um spoiler sobre o assunto: se sua empresa nunca mapeou os processos, ela já perdeu uma boa soma de dinheiro. 

O mapeamento dos processos lhe dá um mapa da sua empresa. Fazendo uma analogia com os mapas territoriais, se você sabe onde estão seus recursos naturais, quais são suas fronteiras, fica mais fácil destinar e até investir dinheiro nas áreas corretas.

Os principais benefícios do mapeamento são:

Identificação de papéis

Para gerenciar sua empresa com assertividade, nada melhor do que saber quem está encarregado pelo quê, sua equipe saber o que é esperado de cada um.

Um bom mapeamento dos processos irá identificar os responsáveis e que atividades devem ser executadas em cada parte do processo.

Solução de Problemas

O mapeamento do processo lhe mostrará os gargalos, revelando a origem dos seus problemas. Em geral, as empresas até conhecem seus problemas, mas dificilmente identificam a raiz deles.

Identificação e gerenciamento de riscos

Uma visão apurada das fronteiras e interações do processo, revelam também os riscos, como brechas para fraude e perigos para execução das atividades do processo.

Inserindo monitoramento nos pontos sensíveis do processo, pode-se gerenciar com eficiência os riscos que não podem ser eliminados completamente.

Resgate da Visão Geral do Negócio

Durante o crescimento de uma empresa, naturalmente ela acaba perdendo a visão do todo. O mapeamento do processo revitaliza a visão geral do negócio, e permite engajar as pessoas para trabalharem conforme o plano estratégico. Também há o alinhamento do que está sendo executado com os objetivos estratégicos traçados para a empresa, em todos os níveis da empresa.

Ou seja, todos sabem onde e como alocar sua energia para atingir os resultados esperados.

Aplicação de melhores práticas

Após o mapeamento do processo, ele pode ser melhorado, considerando todo o conhecimento adquirido e as melhores práticas podem ser aplicadas, como legislação correta, plano estratégico da empresa, regras e procedimentos adotados para lidar com gargalos e deficiências encontradas no processo. « 

O Escritório de Processos deve morrer

Por muito tempo eu defendi que as empresas deveriam ter um escritório de processos, mas, principalmente no Brasil, os escritórios de processos se envolveram em tantas mazelas, que só ajudaram a desacreditar a gestão por processos.

Algo que era extremamente simples e perfeitamente plausível foi transformado em algo utópico e inatingível. Muitos escritórios de processos se especializaram em encontrar desculpas para não entregar resultados.

Poucos escritórios de processos realmente funcionam. E quando funcionam o modelo não pode ser replicado em uma empresa mais modesta, que trabalha de forma enxuta e não tem orçamento para manter uma equipe extra de 3 a 5 membros. Em tempos de crise nem empresas grandes se dispõem a ampliar o orçamento para tanto.

Analisei a fundo a situação e cheguei à conclusão de que o escritório de processos, não produz resultados e deve ser eliminado.

Em um encontro com um consultor da área, eu expus minha crença e ele corroborou com outros insights. Minha crença se fortaleceu, pois ele tem vasta experiência com a realidade de empresas pequenas e que precisam da gestão por processos tanto ou mais quanto as grandes.

Como assim, Krika? Você está realmente dizendo que nossa profissão deve morrer?

Os profissionais de processo continuam a existir, mas em uma dimensão diferente da praticada atualmente. Aliás, como deveria ser desde o princípio: como facilitadores.

O que é a gestão por processos senão uma forma de gestão que deveria ser factível para a empresa, executada por gestores dos processos (process owners).

Partindo deste princípio, os gestores dos processos devem ser treinados e liberados para tomar posse, sentirem e de fato serem donos da execução dos seus processos.

A equipe ou profissional de processos, como uma consultoria, deveria ser capaz de semear o conhecimento na empresa, guiar os gestores dos processos para tomarem posse da execução dos processos e melhoria contínua. A partir daí o papel da equipe ou do profissional de processos termina e a empresa consegue seguir seu ritmo. Em forma de assistência especializada, o profissional de processos poderia ser consultado on demand.

Exatamente como andar de bicicleta: você apoia um pé no chão e o outro no pedal, assim que começa a mover o pedal o outro pé abandona o chão e passa a mover o outro pedal em sincronia e na mesma direção, um lado sobe o outro desce. Para manter o equilíbrio deve-se continuar pedalando. 

Experimentação e movimento em doses moderadas, até conseguir alcançar longas distâncias. Essa é a forma, que eu acredito, que empresas de qualquer porte podem realmente decolar na gestão por processos.

Desde que o trabalho passou a ser organizado, o processo faz parte da rotina das empresas, a maioria delas não sabe disso e acreditam que a gestão por processos é novidade, mas não é. Todos os seus conceitos e ferramentas estão acessíveis e disponíveis, inclusive gratuitamente.

Atualmente, os profissionais de processos ligam os pontos e conectam tudo dentro da sua empresa, eles até tomam decisões por sua empresa. É uma terceirização da posse dos processos, que vai contra os conceitos mais puros da gestão por processos. O papel do gestor do processo se executado com esse sentimento de posse, de dono, faz toda a diferença para o sucesso da gestão por processos que realmente alcança resultados para a empresa.

Na minha carreira eu já vi o gestor de processos que tomou posse do processo e o gestor que não, por isso sei que é exatamente neste ponto que mora a diferença entre o sucesso e o fracasso da iniciativa da implantação da gestão por processos. Claro que outros fatores também podem influenciar, mas este com certeza é o mais crítico.

Certa vez um discípulo, perguntou-me como fazer com que o gestor se sinta dono do processo se a empresa não é dele.

De fato, a empresa não é dele, mas o processo, que nada mais é do que o conjunto de tarefas executadas, ou seja, o trabalho a ser executado, esse sim é dele. Ele é remunerado pelo que ele entrega. Os resultados integram sua reputação e, além disso, ele consegue levar com ele, em forma de experiência, para onde ele for. 

Dessa perspectiva, não é difícil convencer o gestor do processo a tomar posse do que é dele.«