Como agilizar a comunicação no seu processo

Boa parte das empresas têm problemas de comunicação interna e externa, se bem que a origem de todos os males da comunicação é sempre interna.

Atualmente, o principal meio de comunicação utilizado pelas empresas é o e-mail, e a popularização dos smartphones só intensificou esse meio de comunicação. Os executivos dão preferência por esse tipo de comunicação, porque ela é uma evolução dos memorandos e cartas corporativas que circulavam pelas empresas no passado, por onde o fluxo de trabalho verdadeiramente flui.

Nossos avós jamais imaginaram que a função do Contínuo, rapaz que entregava as correspondências internas da empresa, seria substituída por tecnologia, que permite que a mensagem seja escrita pelo próprio interlocutor (sem necessidade de ditar a uma Datilógrafa ou Secretária), e, imediatamente após o envio, a mensagem chega ao seu destinatário. Quem envia a mensagem pode estar em qualquer parte do mundo, e ainda assim a mensagem chega.

Essa facilidade deu uma dinâmica impressionante à comunicação, mas por outro lado houve uma banalização das mensagens que, normalmente, não chegariam por correspondência no passado, como convites para um cafezinho, almoço, fofoca, dúvidas existenciais e por aí afora.

O fato é que você tem uma caixa de entrada com centenas de e-mails diários, muitos deles precisam de uma manifestação de sua parte e vão ficar ali perdido, até que você receba um outro e-mail cobrando sua resposta. 

Você pode ser uma pessoa organizada e montar uma estrutura de pastas para organizar suas mensagens, fazer listas de pendências, colar post-its com lembretes no seu monitor, e, mesmo assim, alguns desses inúmeros pedidos, que você recebe diariamente, vão terminar esquecidos.

Se por acaso você se identificou com essa situação, vai concordar comigo, de que não gostaria que suas aprovações e o debate até sua aprovação final ficassem misturados com seus e-mails diários.

Um fluxo de aprovação faz parte de um processo, partindo desse princípio, não seria mais produtivo que as informações desse processo pudessem ser padronizadas e visualizadas sempre que você tivesse que aprovar algo?

Isso é possível, por meio da automatização do processo, que vai permitir que:

• As informações do processo, necessárias para a decisão de aprovação ou rejeição, acompanham a solicitação. 

• Você pode optar por receber notificação de decisões pendentes, ou simplesmente escolher o melhor horário do dia para acessar o portal e eliminar as pendências.

• Você aprova ou rejeita a solicitação e atribuí seu parecer, ou seja, de forma transparente sua decisão fica disponível para todos os envolvidos na solicitação.

• Suas decisões podem ser feitas também por dispositivos móveis. Portanto, sua rotina não é afetada e você continua aprovando via smartphone.

• Suas decisões podem ser consultadas sempre que precisar rever algo.

•  Na sua ausência, você pode designar outra pessoa para aprovar por você e não precisa comunicar todos os possíveis solicitantes, pois as solicitações são, automaticamente, enviadas ao seu substituto.

Você deve ter percebido que automatizando os processos que envolvem decisões rotineiras, como as aprovações, vários e-mails desse tipo de comunicação não serão mais enviados aos funcionários.

Além da diminuição de e-mails que trafegam em sua empresa, permitindo um fôlego maior aos funcionários; um segundo fator positivo, muitas vezes ignorado, é que a decisão se torna mais objetiva, já que o processo automatizado padroniza o formato das solicitações e as solicitações incompletas não são recebidas até que o solicitante as complete. «

Elegância no Trabalho

Nos meus tempos de escola eu tive uma professora de português rigorosa, ela dizia que uma carta devia começar indicando o local e data, devia ter uma saudação, e se fosse comercial antes da saudação viria o assunto, eu deveria então discorrer sobre o assunto, despedir-me e assinar a carta.

Na adolescência eu tive aulas de datilografia, e tinha que me preocupar com a rapidez, os espaçamentos, a ausência de erros, enfim, a carta tinha que ser bem escrita, limpa e agradável aos olhos.

Agora eu me preocupo com a qualidade dos e-mails corporativos, alguns eu tenho que ler pelo menos 5 vezes, fazer deduções ou mesmo ligar para a pessoa para entender do que se trata.

Uma das maiores indelicadezas quanto a um e-mail são as pessoas acharem que podem deixar de lado as boas maneiras, só porque é uma mensagem rápida.

Se você me ligasse começaria dizendo “oi, Krika!”, mas por e-mail a maioria aboliu o cumprimento, e até a despedida. As mensagens são ríspidas, e muitas vezes nem é de um colega que trabalha ao seu lado, muitas vezes é de alguém que trabalha na mesma empresa e com a qual você não tem o menor contato. Terá sorte se essa pessoa se lembrar de colocar assinatura, pois poderia conter o ramal para você tirar alguma dúvida.

E quando a pessoa tenta cumprir o ritual de saudar e de se despedir, e opta por usar “att.”, que embora eu saiba que é uma abreviação de “atenciosamente”, é uma das coisas que me faz duvidar da mensagem, pois ela nem dedicou “atenção” suficiente para escrever a palavra inteira.

Têm as pessoas que se despedem com “beijos” e “abraços”, o que é muito estranho quando você não tem qualquer contato prévio com a pessoa, e as relações ainda são formais. Definitivamente, não pega bem mandar beijos e abraços em despedida de e-mails corporativos, prefira “cordialmente” ou “grato”, são expressões amistosas e não tão informais.

Se você recebe muitos e-mails, e precisa decidir qual vai ler primeiro, vai gostar de ler o assunto da mensagem antes de abrir, mas ainda tem gente que não tem o hábito de colocar o assunto, e quando coloca parece que o assunto não tem nexo com a mensagem. Isso pega muito mal caso esteja se comunicando com seu chefe, vai parecer incompetente e relapso.

Existe aquela recepcionista carente, que precisa mandar mensagens de “tenha um bom dia” para todo o departamento, quando bastava responder ao seu bom dia quando passou por ela, e não contente com isso, ela manda imagens animadas, piscantes, coloridas e sem sentido. Talvez ela até parasse com isso naturalmente, mas sempre tem alguém que entra na brincadeira, e responde com uma mensagem mais exótica ainda, para todo o grupo, e aí começa a batalha por quem é o maior “spammer” da empresa.

Alguém tem idéia do prejuízo que isso representa? A recepcionista e seus seguidores vão passar uma parte desnecessária do seu dia na internet em busca de “coisinhas bonitinhas” para colocar no e-mail de amanhã. Você vai encontrar sua caixa de e-mail cheia novamente, e mesmo que você coloque regras de exclusão imediata para essas mensagens e nem se dê ao trabalho de lê-las, o servidor da empresa estará sendo usado, com informações sem interesse para a empresa.

Tem horas em que menos é mais. Essa é uma delas!

E-mails devem ser usados para mensagens rápidas, claras e precisas. Configure seu corretor ortográfico, habitue-se a colocar assunto nas suas mensagens, cumprimente a pessoa, seja claro no assunto, despeça-se de forma adequada, assine seu e-mail com dados que permitam que a pessoa o ache se precisar de mais informações.

Sua assinatura de e-mail, muitas vezes, pode ser seu cartão de visitas, e antes de clicar no botão de envio. Leia seu e-mail, caso ache que o assunto não está claro o suficiente, ligue para a pessoa ou marque uma conversa pessoalmente, isso pode evitar meses de e-mails desencontrados.

E, por favor, não seja mais um “spammer”, sempre que sentir vontade de dizer “olá” para todo o departamento vá ao café e converse com seus colegas, ou convide-os para almoçar, garanto que será mais prazeroso.