Diferença entre prevenção e reação à riscos

Em qualquer situação ideal os riscos potenciais deveriam ser identificados, suas probabilidades e impactos avaliados e até classificados quanto a sua importância. Assim seria possível estabelecer um plano para administrá-los, conseqüentemente alguns riscos seriam evitados. É bom lembrar que nem todos os riscos podem ser realmente evitados, portanto seria necessário também um plano de contingência, que permitiria responder de modo controlado e efetivo a ocorrência de um acidente ou incidente.

Em uma situação real, poucas empresas prestam atenção aos riscos embutidos em seus negócios, desde que não sejam legalmente solicitadas, como as questões de prevenção de incêndio exigidas pelos Bombeiros.

Temos a tendência de esperar que tudo corra bem, por isso quando um acidente ou incidente ocorre parece que nunca estamos preparados para eles, e causam transtornos muito incômodos.

Um risco contém duas características que nos fazem quase que ignorá-los e nos amaldiçoar quando ocorrem: a incerteza e a perda. A incerteza porque um risco pode ou não ocorrer; e a perda porque quando o risco torna-se real as conseqüências indesejadas trazem prejuízos.

Como os riscos são os mais variados possíveis, quando falamos em análise de riscos, temos que analisar essas características (nível de incerteza e grau de perda), através de probabilidade e impacto, para definirmos quais os riscos realmente será gerenciado para minimizar seu impacto se ocorrerem. Ou seja, se o risco tiver uma probabilidade muito pequena de ocorrer ou tiver um impacto nulo, provavelmente não precisará ser gerenciado.

O simples fato de se admitir que exista um risco, leva aos administradores a pensarem em formas para eliminá-los ou minimizar seus impactos, além do fato de sair mais barato prevenir do que reagir à concretização de um risco.



Em uma situação bem conhecida por todos: manter extintores de incêndio com as validades correntes, portas corta-fogo, profissionais treinados para orientar os colegas, saídas de emergência desobstruídas e cuidados com as questões elétricas e de armazenamento de material inflamável; custa às empresas uma soma de dinheiro, que se comparada ao prejuízo que teriam se realmente ocorresse um incêndio no local de trabalho é infinitamente menor do que a soma que cobriria o prejuízo.

Portanto, não é administrativamente aceitável não se ter preocupações com os riscos em contratos, projetos, produção ou prestação de serviços. Qualquer incidente ou acidente nessas situações também representam prejuízos, e muitos deles poderiam ser evitados com um trabalho de análise sobre eles. Claro que só analisar não é o bastante; é preciso atenuar, monitorar e gerir os riscos. «

Projeto: para que serve?

Muitos executivos chamam de projeto qualquer atividade que administrem, mas projeto não se aplica ao trabalho rotineiro. Projeto necessariamente está atrelado à mudança ou inovação.

Por exemplo, posso criar um projeto para a implementação de treinamentos, uma vez implementada toda a infra-estrutura necessária para os treinamentos, cada treinamento realizado não será um projeto, mesmo que seja um treinamento novo.

Por essa razão todo projeto obedece a um cronograma com datas de início e fim definidas, precisam ter suas fases planejadas, bem como especificar os recursos necessários e, claro, deve ter um orçamento.

Como projeto está associado à mudança e envolve orçamento, também precisa ser avaliado, para que a alta direção tenha idéia do seu sucesso ou prejuízo. Os critérios de avaliação devem ser estabelecidos no seu início.

Todo projeto deve apresentar um resultado, nem sempre ele é conhecido no início do projeto. A expectativa com a implementação de treinamentos pode ser melhorar as habilidades dos funcionários, mas como resultado pode-se obter a satisfação dos clientes, devido ao aumento de motivação dos funcionários.

O resultado mais comum é um produto de algum tipo, no nosso exemplo pode ser uma metodologia para implementação de treinamentos, facilmente aplicada em outras unidades da organização.

Ao término do projeto, algumas decisões precisam ser tomadas quanto ao uso e institucionalização do resultado.

Os projetos sempre envolvem pessoas, por isso não é possível gerenciar um projeto sem as habilidades para gerenciar as pessoas e as mudanças (muitas vezes culturais) que afetarão mais pessoas.

Todo projeto é, na verdade, uma oportunidade para se testar as possíveis inovações em um ambiente controlado sem que a decisão de mudança seja colocada em prática até que as novas idéias de trabalho sejam avaliadas.

O erro mais comum em projetos de implementação de práticas de processos é não usá-los como teste em áreas controladas, mas como verdade absoluta afetando toda a corporação. Portanto, se não obtiverem resultados satisfatórios, o prejuízo é alto.

Por isso, muitas empresas patinam nos níveis 2 e 3 do CMMI, ou não conseguem implementar o ITIL, por exemplo. Pois, não estabelecem os projetos com o intuito que devem ter.

A primeira pergunta que deve ser feita no planejamento de um projeto é “nós precisamos dessa mudança?”

• Se a resposta for não: mantenha suas práticas e as reforce.
• Se a resposta for sim: mude e inove, mas tenha em mente que nada será imediato e sem esforço

Os projetos não devem simplesmente acontecer, eles devem ser planejados. Como os recursos humanos envolvidos são deslocados de suas atividades usuais, as atividades do projeto precisam ter prazos bem definidos, mesmo porque o orçamento de um projeto é limitado.



Quesitos que você precisa avaliar ao planejar um projeto:

• Título: Atribua um título significativo ao seu projeto. Isso fará com que as pessoas se interessem por ele, e que os participantes se identifiquem.

• Objetivo: Você pode se sentir tentado a fazer algumas coisas ao mesmo tempo, mas projetos com foco claro obtêm melhores resultados. Veja algumas expressões que você pode usar para declarar o objetivo de seu projeto:

Rever e avaliar as práticas atuais...
Avaliar...
Fazer recomendações...
Desenvolver materiais...
Prover diretrizes...
Planejar a implementação de...
Criar material piloto de inovação para...
Testar o efeito de...

Mantenha o objetivo claro, essa é a melhor maneira de manter as prioridades claras e evitar falsas expectativas.

• Resultado: Todo projeto precisa de um produto tangível ou ele simplesmente desaparece. O produto pode ser: um relatório do projeto, um conjunto de recomendações, um plano, material de treinamento, programa de treinamento, desenvolvimento de uma estratégia, e assim por diante.

• Riscos: Um projeto pode ter efeitos negativos: alguns membros da equipe podem se sentir excluído; pode ocorrer insatisfação com as atividades; perda de foco nos problemas do dia-a-dia. Crie uma lista de riscos para o seu projeto e defina quais ações pode tomar para minimizá-los ou evitá-los. 

• Equipe: Tenha os papéis dos membros da equipe claramente definidos desde o começo. Mesmo que sua equipe seja democrática opte por um líder de projeto que será responsável pela organização e por alcançar os prazos. Os membros da equipe constantemente realizarão trabalho extra, e, portanto devem conhecer seus papéis para evitar o estresse ao longo do projeto.

• Stakeholders (envolvidos): São as pessoas que serão afetadas pelo aprendizado do projeto. Como o projeto ocorre em ambiente controlado, saiba quem deve questionar ou envolver para evitar interferências em áreas fora do escopo do seu projeto. 

• Prazo: É importante dividir o projeto em fases com pontos de revisão e reporte fixos. Dessa forma, terá controle do andamento do seu projeto. É importante que toda a equipe reconheça o estágio alcançado, ajuda na sinergia dela. 

• Orçamento: É importante ter um plano de orçamento, onde esteja definido quem pode autorizar os pagamentos. Tenha um sistema de monitoração para você ter idéia de quanto foi gasto do orçamento. Estão incluídos no custo do projeto tempo, materiais, mão-de-obra, artigos de consumo, reuniões, viagens e assim por diante.

• Critérios de avaliação: Um projeto pressupõe que seu gestor seja responsável por ele junto à empresa ou a um grupo, por isso defina os critérios de avaliação no início, considerando os objetivos definidos.

Esses quesitos representam a base para um plano de projeto.   «