Você
já reparou como um profissional organizado é mais eficiente?
Isso
acontece porque o profissional desorganizado perde mais tempo tentando
encontrar arquivos, e-mails e se atualizando sobre as notícias da empresa. Ele,
inclusive, perde e-mails, compromissos e prazos. Em suma, não tem uma relação
muito saudável com o relógio, vive correndo atrás do tempo perdido, mas o
grande vilão é mesmo a falta de organização.
O que sua mesa de trabalho revela?
Pilhas de papéis e livros espalhados,
revelam falta de organização. Evite empilhar coisas, organize seus papéis em
pastas.
Muitos bibelôs, elementos infantis e muitas
plantas revelam uma personalidade sensível, confundida com
imaturidade, o que lhe deixa fora do rol das promoções. Escolha só um objeto.
Porta retrato com fotos de cunho muito
pessoal, inclusive de turmas em baladas, revela exibicionismo, pessoa
que só pensa em diversão. Seja discreto, prefira fotos da família e dos colegas
de trabalho em situações mais comedidas.
Mesa vazia, revela
que você não tem vínculos profundos, não vai permanecer no emprego ou está
sempre de férias. Tenha pelo menos um porta-trecos e uma pasta de arquivos.
Como se instaura a desordem?
Tudo
começa quando você guarda coisas acreditando que será útil mais tarde, por
questões sentimentais, por não querer perder tempo selecionando a utilidade
daquilo, ou, ainda, porque gastou muito dinheiro ao comprá-lo. Muitas vezes
cometemos erro em comprar algo e nos dói termos que nos desfazer daquilo.
Facilmente nos tornamos acumuladores de coisas e levamos isso também para nossa
vida profissional.
Mesas
cheias de bibelôs, gavetas atulhadas de pastas e papéis, porta canetas lotado
de canetas, muitas nem escrevem. Caixa de e-mails abarrotada como e-mails não
lidos, ou perdidos em pastas que nunca mais serão acessadas. Agenda eletrônica
com compromissos que se sobrepõem com frequência. Reuniões não planejadas que
brotam do nada.
Você
se reconhece em alguma dessas situações?
Por que nos apegamos às coisas?
Desapegar-se de uma de suas posses afeta a
mesma área do seu cérebro que trata da dor física, como quando você corta o
dedo com papel ou toma um gole de café muito quente. Portanto quanto maior for
seu apego emocional ou financeiro ao objeto, mais vai lhe doer desapegar-se
dele.
Quando se trata de algo físico, apenas tocá-lo
faz com que você se sinta mais apegado a ele. Pesquisas revelam que quanto mais
se toca um objeto, mais valor damos a ele.
Algumas lojas exploram o efeito do toque em
sua psicologia, se você já foi a uma Apple Store deve ter percebido como os
produtos estão expostos, todos permitem que você toque, interaja e brinque com
eles. Comprando ou não algum dos produtos, você sai da loja com a necessidade
de tê-los, mesmo que nunca tenha tido interesse antes. Essa necessidade não
nasceu por conta da genialidade do produto, mas por você ter passado algum
tempo com o produto em suas mãos, sentido como se ele fosse seu.
Na verdade, a Apple não inovou nesse sentido,
grandes lojas de brinquedos, permitem que as crianças brinquem com alguns
brinquedos dentro da loja, quem tem filho sabe o que isso significa. Grandes
livrarias, disponibilizam um espaço confortável para que você leia os livros dentro
da loja, difícil sair dessas lojas sem comprar algo.
Mas em uma Apple Store tudo é pensado para
maximizar o efeito psicológico de dar ao cliente a sensação de ser o dono
daqueles produtos, as telas ligeiramente inclinadas para incentivar os clientes
a ajustá-las ao seu ângulo de visão ideal, praticamente os convida para pelo
menos um toque no produto. Definitivamente, a experiência de propriedade é mais
importante do que a venda, faz com que o cliente vá para casa com uma
necessidade que ele não sentia antes: ter aquele produto.
Impacto da desordem no nosso cérebro
Seja no seu armário ou na mesa do escritório,
as coisas em excesso têm um impacto negativo na sua capacidade de se concentrar
e processar informações. Mesmo que você seja organizado, se trabalhar em um
ambiente desorganizado, a desordem física ao seu redor vai tirar sua atenção, diminuindo
seu desempenho, aumentando seu estresse e prejudicando sua capacidade de pensar
criativamente.
O seu computador também pode ser um foco de
desordem, com arquivos desorganizados, com as notificações das redes sociais
pipocando na sua tela e competindo com sua atenção. É uma forma digital de
desordem.
Se ao realizar uma tarefa você faz pausas constantes
para checar uma notificação de uma de suas redes sociais, e-mail ou de uma
mensagem de celular, você não tem chances de se entregar à experiência criativa
do seu trabalho, pois não filtra as informações e alterna rapidamente entre as
tarefas sem concluí-las, ou seja, perde o fio da meada.
Como acabar com a bagunça?
A saída é a organização.
O conceito de organização é diferente de
arrumação, ao arrumar uma pilha de papéis, por exemplo, você coloca uma folha
sobre a outra, dá umas batidinhas dos lados para garantir o alinhamento das
folhas, mas continua tudo desorganizado. Enquanto organizar esta mesma pilha de
papéis significa identificar o que é útil e o que não é.
Tudo que não é útil é descartado.
O que é útil é separado por categorias, por
meio de etiquetas ou pastas, e voillà:
sempre que precisar encontrar um determinado papel basta se orientar pela
categorização criada.
As pastas até podem conter papéis que não
estão perfeitamente alinhados uns com os outros, mas você encontra o que
precisa sem enlouquecer. Praticidade é tudo!
Não há problema algum em você manter alguns bibelôs
em sua mesa de trabalho, desde que eles não limitem seu espaço de trabalho, nem
invadam o espaço de trabalho de seus colegas.
Não há porque você espalhar a família inteira
de minions pela sua mesa, bastam dois estrategicamente posicionados.
Tenha um espaço onde se sinta à vontade e
livre para criar.
Dicas de organização
- Tenha uma pasta de arquivos e um porta trecos, onde devem ficar as canetas, lápis, tesoura, bloco de notas, etc..
- As lembranças pessoais devem ser mantidas no mínimo.
- Limpe sua mesa no início e no fim do dia.
- Limpe mensalmente suas gavetas e libere espaço.
- Mantenha itens essenciais sobre a mesa (computador, telefone, porta treco, calendário).
- Tenha uma lista mestra de tarefas, assim você não esquece nada que precisa concluir no dia.
- Mantenha uma gaveta separada para papelada pessoal.
- Crie um sistema de categoria, como cores, para organizar suas pastas.
- No final de cada projeto ou ciclo de trabalho, organize documentos e arquivos para armazená-los.
O difícil é começar, mas assim que se acostumar
com a organização de sua mesa de trabalho, sentirá os benefícios na sua vida
profissional. «
