Boas Maneiras nas Reuniões

Sou apenas eu, ou você também concorda que manifestações de boa educação tornariam o mundo melhor?

Tenho observado que nas reuniões empresariais é onde a falta de educação (em qualquer nível hierárquico) fica mais evidente, e prejudica a colaboração.

Vamos aos fatos!

Demonstrações de má postura do Organizador: 

1. Reuniões desnecessárias são convocadas.
2. Reuniões são convocadas sem verificar a agenda dos participantes. 
3. Sem um motivo urgente, reuniões são convocadas em horário de almoço e fora do horário de expediente, ou invadem esses horários. 
4. Reuniões são convocadas sem antecedência. 
5. Reuniões são convocadas sem pauta enviada previamente. 
6. Reunião são realizadas em locais e condições inadequadas (iluminação inadequada, sem ar condicionado ou aparelho desregulado, sem acesso a toaletes e bebedouros, etc.). 
7. Reuniões não respeitam o horário de início e término. 
8. Reuniões com uso de recursos de multimídia, onde os equipamentos não foram testados com antecedência. 
9. Os participantes não se conhecem e não são apresentados (pelo menos nome e cargo devem ser conhecidos por todos os participantes). 
10. Ao final da reunião não agradece a participação de todos e nem endereça os próximos passos.

 Demonstrações de má postura do Participante: 

1. Não é pontual, quando se atrasa não avisa ao Organizador. 
2. Entra na sala de reunião sem discrição, fazendo algazarra e tumultuando o ambiente, deixando de cumprimentar os presentes.
3. Participa da reunião demonstrando desinteresse: utilizando dispositivos móveis (notebooks, tablets, celulares, etc.) para verificar e-mails, navegar pela internet, ler/escrever mensagens de texto ou jogar paciência; fica ouvido música com fones de ouvido; ou mascando chiclete. 
4. Interrompe outro participante, que esteja argumentando e ainda não finalizou seu pensamento. 
5. Mantém conversas paralelas durante a reunião. 
6. Distrai os demais participantes com seus tiques nervosos (fica batendo a caneta na mesa, faz ruídos sonoros com a boca, fica mexendo em papéis desnecessariamente, fica batendo os pés no chão, etc.). 
7. Não se prepara para a reunião, a pauta deveria ser lida e os assuntos verificados com antecedência. 
8. Traz convidados para a reunião sem avisar previamente pedindo permissão ao Organizador da reunião. 

Principais formatos de reunião
Palestra	Formato tradicional. Alguém apresenta um tema e o grupo, que possui algum conhecimento prévio, se expressa ao final.
Painel	Caracterizada por um orador, um moderador e painelistas que explanam suas visões sobre determinado tema, seguido de um debate sobre as ideias e posições.
Seminário	Uma sessão de aprendizado e não uma aula. Algumas pessoas expõem um tema. Um mediador preside.
Workshop	Palestra que propõem ideais e formas de concretizá-las, é dividida em duas partes, uma teórica e outra prática, para vivência e fixação do conhecimento.

  

As boas maneiras são importantes em qualquer lugar, mas nas reuniões elas garantem que todos estejam confortáveis e as interações entre os participantes fluam sem problemas. «

Mudança de Rumo

Tenho trabalhado muito em tudo que envolve a gestão por processos, embora o meu trabalho me dê muito prazer, devo confessar que ele não é o que espero.

Por vezes é decepcionante como um trabalho tão vital é renegado pela maioria das empresas, que não reconhecem o valor de seus próprios processos.

Em parte a culpa é dos profissionais disponíveis no mercado, um número restrito apresenta a postura adequada.

Existem alguns desvios de entendimento sobre nossa função, portanto é comum nos destinarem a atividades fora do nosso escopo de trabalho.

Eu mesma, por vezes, sou solicitada para intervir em questões onde falha a comunicação, seja ela interna ou externa. Uma característica bem-vinda em um analista de processos de negócio é a diplomacia. Não nos causa dano esses desvios de função, mas nosso foco é desviado, e, portanto, nosso resultado é comprometido.

Por esse motivo pretendo alterar os rumos da minha carreira, quero contribuir para que empresas brasileiras invistam na melhoria de seus processos de negócio, de forma sustentável.

Creio que cada um de nós pode fazer mais do que separar o lixo para a reciclagem. Podemos colocar essa consciência em nossos trabalhos e produzir resultados mais palpáveis.

 

Tenho plena convicção de que essa nova atitude exige inovação e criatividade, e nem toda empresa estará pronta para aceitá-la.

A maioria das empresas ainda compromete seus recursos  para produzir documentos em papel, alocar esses documentos em arquivos físicos, triturar esses documentos e, por fim, burocratizar seus processos.

É possível revitalizar essa dinâmica, desde que haja o engajamento correto de pessoas, recursos e boa vontade.

Não dá para esperar que o mundo seja um lugar melhor, se não fizermos nada para que isso aconteça. «