A Língua Portuguesa nos Negócios

“Fora da língua natal ninguém respira amplamente - tudo o que existe vive da existência do verbo.”

Anne Noailles

Karol Józef Wojtyła,o papa João Paulo II, foi a minha influência pelo interesse em aprender línguas, eu ficava maravilhada por ele ser um poliglota, ele sabia falar os idiomas: italiano, francês, alemão, inglês, espanhol, português, ucraniano, russo, servo-croata, esperanto, grego clássico e latim, além do polonês, sua língua natal.

Na minha adolescência, assim que li em uma reportagem sobre ele ser poliglota resolvi que também o seria. Na mesma época decidi ser freira, porém a minha mãe me convenceu de que eu não tinha vocação, sempre fui um tanto quanto contestadora, acabaria sendo expulsa. Mas poliglota eu poderia ser desde que produzisse netos (ainda não produzi nenhum, mas acordo é acordo, e um dia desses hei de cumpri-lo!).

Apesar de poliglota, estou ainda muito longe do conhecimento de todas aquelas línguas que o papa tinha, embora tenha interesse por todos os idiomas, e um apreço especial pelo meu idioma natal: o português.

A aldeia global nos convida a ter um segundo idioma, há uma corrida para aprender o inglês, ele é até cobrado para algumas vagas, mesmo que não venha a ser utilizado. Mas ninguém cobra o português, poucas empresas fazem testes, mesmo que seja uma redação despretensiosa.

Resultado: cada vez menos pessoas sabem utilizá-lo.

Devo cometer meus erros, não sou infalível, mas, em geral, eu o utilizo bem.

O nosso idioma é uma forma de expressão! Nas empresas é uma forma de comunicação poderosa. Imagine o desastre que seria um comunicado do presidente da sua empresa com dupla interpretação no texto ou sem nexo.

Pois bem, já recebi vários e-mails em que eu não conseguia entender o que a pessoa desejava, sem ter que ligar e perguntar. Estavam mal escritos. Nem usando meus super poderes de dedução eu pude decifrá-los. E eu não estou falando de operários semi-analfabetos, estou falando de pessoas com nível universitário. Por mais que as universidades não sejam responsáveis pela alfabetização, pressupõe-se que elas passaram pelo ensino primário e médio, respectivamente.

Na arte de modelar processos, um dos resultados apresentados é uma documentação dos processos. Portanto, essa documentação pode ser lida por todos na empresa, desde o mais alto escalão até o mais baixo.

A grande maioria dos analistas de processos considera preciosismo a preocupação com a qualidade da escrita. Eu julgo que ela é imprescindível, uma vez que procedimentos importantes podem ser mal interpretados, além do fato de que um texto mal escrito não causa interesse em ser lido, e gera descrédito sobre o seu conteúdo.

Seja você um analista de processos ou não, preocupe-se com a qualidade do que escreve. Muitas vezes, um cuidado simples, como ler o que foi escrito, resolve. Confiar demais no corretor ortográfico pode causar alguns constrangimentos, pois ele não distingue substantivo de conjugação verbal:

• Após a análise dos termos... (neste caso o substantivo tem acentuação).
• Analise os termos... (neste caso, a conjugação do verbo analisar não tem acentuação).

Para títulos utilize termos curtos, simples e que expressem uma idéia (perdão, mas não consigo escrever idéia sem acento, parece que falta algo) geral do que será descrito.

Nos textos escreva parágrafos curtos. Um parágrafo deve desenvolver apenas uma idéia principal com várias frases, se necessário.

É melhor apresentar a informação relevante ou a idéia principal no início do parágrafo. A partir daí construa as frases, logicamente, e desenvolva a idéia.

Evite linguagem redundante.

Lembre-se de que a pontuação correta é importante para ajudar a compreender que se pretende descrever. O uso de vírgulas para fazer pausas no desenvolvimento de uma idéia, para classificar os elementos, ou para explicar ou esclarecer um ponto, é fundamental. Pontos finais são usados para alterar o aspecto no desenvolvimento da idéia principal.

Tenha em mente a ortografia correta.

Faça uso de listas e tabelas para organizar as informações.

Use termos que o seu público-alvo está familiarizado.

Consulte outros documentos para ampliar ou complementar as informações.

Use os sinais e os símbolos com os quais o seu público-alvo possa se identificar.

Muitas vezes, exemplos são indispensáveis para ajudar o leitor a entender o que pretende descrever. Entretanto, evite exemplos complicados.

Use pontos de enumeração e marcadores para gerenciar a hierarquia das informações.

Depois que terminar de redigir o documento, sempre o leia novamente com cuidado para verificar se há erros. Uma boa prática de revisão é ler as primeiras linhas de cada parágrafo para extrair as principais idéias e verificar se é isso que se pretendia explicar.

E para finalizar, para escrever bem, deve-se ter o hábito de ler. Agora mãos à obra e pratique! Não tenha preguiça para se expressar. «

Leis de Newton na tomada de decisões

Você já reparou quantas decisões toma no seu dia-a-dia?

Levantar ou não levantar da cama quando o despertador toca? Que roupa vestir? O que colocar na pasta de trabalho? O que colocar na sacola de viagem? Ou levar somente a carteira? E assim você vai tomando decisões até que decide deitar-se para dormir novamente.

Na verdade, até omitir-se é uma decisão. Estranho! Quando você pensa que não está tomando uma decisão, eis que é a própria decisão!

Certo dia, cansada de ser insultada intelectualmente, decidi não assistir mais a banalidades da TV como os noticiários, novelas, programas de auditório e reality shows.

E sabe o que eu descobri? Que essas banalidades não me fizeram falta, e que quando a notícia é realmente importante ela vem até mim. Sem que eu fique frente à TV sendo horrorizada por catástrofes, crimes, terror ou por notícias fúteis e sem nenhum enriquecimento pessoal.

A imprensa televisiva, e até mesmo a jornalística, não dedica tempo para noticiar sobre pais que amam seus filhos, que harmonizam seus lares para que seus filhos cresçam saudáveis, conscientes e prontos a contribuir com o bem de todos; ela noticia sobre pais que matam seus filhos, filhos que matam seus pais; e, pior, fazem parecer que isso é o comum, que o mundo está perdido, e que não há mais esperança.

Muitas famílias jantam, assistindo tais noticiários e alimentando seus próprios filhos com esse tipo de terror coletivo.

Não estou dizendo que devemos alienar as crianças ou nós mesmos e esperar sempre o melhor, mas que aquele terror é um percentual muito pequeno, e que acontecem mais coisas boas do que ruins. Precisamos saber apenas como nos defender do que é ruim, sem trazê-lo para dentro de nossos lares.

Esse é apenas um exemplo de como uma decisão pode afetar nossas vidas, tanto de forma positiva como negativa, cabe a nós sustentarmos nossa decisão ou voltarmos atrás.

Claro que não podemos voltar atrás em toda decisão, e é exatamente por isso que toda decisão deve ser tomada de forma consciente e com um objetivo.

Já reparou que quando as pessoas tomam decisões alcoolizadas nem sempre acaba bem? Basta um deslize da sorte e pode se ganhar uma dor de cabeça para o resto da vida, se ainda tiver uma!

Se as decisões que tomamos no nosso cotidiano pessoal são tão importantes, por que as decisões sobre os negócios, na maioria das empresas, são tomadas sem a devida avaliação dos prós e contras? Algumas decisões podem levar uma empresa à falência ao longo do tempo. A mídia está repleta de exemplos de empresas de grande porte que tomaram decisões ruins e não se recuperaram.

A simples contratação de um colaborador pode desorganizar uma equipe ou até mesmo uma empresa, algumas pessoas têm o dom de corroer a sinergia de uma equipe, transformando um time coeso em um grupo de pessoas lutando pela sobrevivência individual, onde vale tudo até mesmo o canibalismo intelectual.

Portanto, a decisão de contratar, e, sobretudo, de quem contratar, deveria ter também o apoio da equipe.

Você provavelmente já ouviu falar das leis de Newton:

• Primeira lei de Newton ou princípio da inércia: Todo corpo continua em seu estado de repouso ou de movimento uniforme em uma linha reta, a menos que seja forçado a mudar aquele estado por forças aplicadas sobre ele.
• Segunda lei de Newton ou princípio fundamental da dinâmica: A mudança de movimento é proporcional à força motora impressa, e é produzida na direção de linha reta na qual aquela força é impressa.
• Terceira lei de Newton ou princípio da ação e reação: A toda ação há sempre uma reação oposta e de igual intensidade: ou as ações mútuas de dois corpos um sobre o outro são sempre iguais e dirigidas em direções opostas.

As leis de Newton referem-se a princípios físicos, mas poderíamos aplicá-las na tomada de decisões:

• No princípio da inércia, uma situação estagnada ou descontrolada pode ser forçada a mudar seu estado por uma decisão.
• No princípio fundamental da dinâmica, a agilidade e energia com que a decisão é empregada determinam o rumo da mudança.
• No princípio da ação e reação, cada reação é baseada em uma decisão tomada a partir de probabilidades, possibilidades e alternativas decorrentes da análise de uma ação.

Toda decisão é mais do que a simples escolha entre alternativas, é necessário prever seus efeitos futuros, considerando todos os reflexos possíveis que ela pode causar no momento atual e futuro.

Nem sempre a escolha se faz sobre a melhor alternativa, mas sobre aquela que melhor alcance o objetivo da decisão, que é sempre uma estratégia bem definida. «

Diferença entre prevenção e reação à riscos

Em qualquer situação ideal os riscos potenciais deveriam ser identificados, suas probabilidades e impactos avaliados e até classificados quanto a sua importância. Assim seria possível estabelecer um plano para administrá-los, conseqüentemente alguns riscos seriam evitados. É bom lembrar que nem todos os riscos podem ser realmente evitados, portanto seria necessário também um plano de contingência, que permitiria responder de modo controlado e efetivo a ocorrência de um acidente ou incidente.

Em uma situação real, poucas empresas prestam atenção aos riscos embutidos em seus negócios, desde que não sejam legalmente solicitadas, como as questões de prevenção de incêndio exigidas pelos Bombeiros.

Temos a tendência de esperar que tudo corra bem, por isso quando um acidente ou incidente ocorre parece que nunca estamos preparados para eles, e causam transtornos muito incômodos.

Um risco contém duas características que nos fazem quase que ignorá-los e nos amaldiçoar quando ocorrem: a incerteza e a perda. A incerteza porque um risco pode ou não ocorrer; e a perda porque quando o risco torna-se real as conseqüências indesejadas trazem prejuízos.

Como os riscos são os mais variados possíveis, quando falamos em análise de riscos, temos que analisar essas características (nível de incerteza e grau de perda), através de probabilidade e impacto, para definirmos quais os riscos realmente será gerenciado para minimizar seu impacto se ocorrerem. Ou seja, se o risco tiver uma probabilidade muito pequena de ocorrer ou tiver um impacto nulo, provavelmente não precisará ser gerenciado.

O simples fato de se admitir que exista um risco, leva aos administradores a pensarem em formas para eliminá-los ou minimizar seus impactos, além do fato de sair mais barato prevenir do que reagir à concretização de um risco.



Em uma situação bem conhecida por todos: manter extintores de incêndio com as validades correntes, portas corta-fogo, profissionais treinados para orientar os colegas, saídas de emergência desobstruídas e cuidados com as questões elétricas e de armazenamento de material inflamável; custa às empresas uma soma de dinheiro, que se comparada ao prejuízo que teriam se realmente ocorresse um incêndio no local de trabalho é infinitamente menor do que a soma que cobriria o prejuízo.

Portanto, não é administrativamente aceitável não se ter preocupações com os riscos em contratos, projetos, produção ou prestação de serviços. Qualquer incidente ou acidente nessas situações também representam prejuízos, e muitos deles poderiam ser evitados com um trabalho de análise sobre eles. Claro que só analisar não é o bastante; é preciso atenuar, monitorar e gerir os riscos. «

Trabalho colaborativo

Uma das grandes tendências é o trabalho colaborativo que estabelece bases para a inovação e amplifica o conhecimento organizacional, entretanto não há como ter uma equipe com esses aspectos sem repensar a liderança.

O líder de uma equipe colaborativa deve:

• Apoiar-se nas pessoas, suas capacitações e habilidades, ao invés de se apoiar em regras, normas e procedimentos.
• Considerar sua rotina o reinicio de novas oportunidades, ao invés de uma batalha constante a ser vencida.
• Distinguir suas ações pela competência, ao invés de distingui-las dos subordinados, onde cada um tendo seu papel.
• Debater e pesquisar, ao invés de comunicar o suficiente para manter as coisas funcionando.
• Ver, acompanhar e controlar o que é mais importante, ao invés de tudo.
• Ter uma cultura ampla, visando entender e criar alternativas, ao invés de uma cultura especifica de uma tarefa.
• Delegar como fazer, ao invés do que fazer.
• Ser motivado pelo desafio da auto-realização, ao invés de pelo poder e dinheiro.
• Considerar o trabalho como um processo de enriquecimento cultural, ao invés de uma troca econômica.
• Ter uma visão ampla e generalista, ao invés de especialista.

Tudo isso é mais simples do que pensamos, uma vez que colaborar tem o significado de ajudar, acrescentar algo novo, trabalhar junto com objetivos comuns. Grande parte das empresas vem chamando seus funcionários de colaboradores, mas poucas entendem o real significado disso, e mantêm velhos modelos de liderança para novos conceitos de trabalho. «

Equipes produtivas conversam

As melhores equipes com que trabalhei apresentavam sinergia, conquistada puramente pelo diálogo.

Uma das equipes que liderei sofria uma pressão por resultados, interna e externa, muito elevada, e eu abria um espaço de 30 minutos na nossa agenda, no final do dia, para conversarmos sobre nossos desafios. O grau de descontração era tão grande que outras pessoas de outras áreas passaram a aderir ao nosso momento de descontração.

Acho que muita gente já passou por isso, tenta contar como foi sua rotina de trabalho em casa, e ela parece tão desinteressante ou enfadonha para quem está ouvindo que você fica frustrado, sentindo que seu trabalho é o mais chato do mundo, quando muitas vezes não é. Entretanto, algo fica entalado na garganta.

Era exatamente por isso que esses momentos de descontração eram tão bem-vindos e pessoas de outras áreas vinham participar deles.

Muitos líderes não vêem essa técnica com bons olhos, preferem equipes mudas que não se comunicam. Por falar nisso, eu tenho uma novidade para o líder que pensa assim, se notar que sua equipe não se comunica, saiba que está praticamente sentado em um barril de pólvora, e você mesmo é quem acende o pavio.


A comunicação da sua equipe faz com que ela tenha sinergia, renove suas forças para o trabalho que precisa ser realizado. Falar sobre assuntos diversos e assuntos do trabalho, deflagra a criatividade, mas como tudo na vida existe uma linha tênue entre a comunicação positiva e a negativa.

Use sempre o bom senso para notar e incentivar a comunicação positiva.

É a comunicação positiva que ajudará sua equipe a se entrosar de maneira profunda, de modo a construir algo em grupo, em vez de competir por brilho individual. «

Seleção de candidatos

Quem define a política de Recursos Humanos (RH) de sua empresa?
A resposta imediata a essa pergunta é a direção da empresa, mas na prática ela pensa que define, caso não mantenha controles sobre o RH.

Acredite-me, pouquíssimas empresas possuem indicadores precisos de seu RH. Poucas empresas sentem a necessidade de tê-los. O que infelizmente é um erro que representa perdas sensíveis de talentos nas empresas, as quais nem sempre são percebidas pela falta de números.

Nos Estados Unidos, um engenheiro elétrico após ter sido piloto de combate no Corpo de Aviação do Exército na Segunda Guerra Mundial, buscou uma vaga anunciada no jornal, em uma empresa aeroespacial, ele foi ao Departamento Pessoal da empresa, preencheu uma longa ficha e no item religião, preencheu que era judeu.

O gerente de Pessoal disse ao homem que era política da empresa não contratarem judeus, na época não existiam leis contra a discriminação. Ao sair do escritório, o candidato esbarrou com um dos executivos da empresa, eles se reconheceram, foram colegas de faculdade de engenharia.

Na conversa o executivo, que era o vice-presidente da empresa descobriu que apesar do excelente profissional que era seu colega, à sua revelia o gerente de Pessoal mantinha suas próprias políticas de contratação bem diferentes das que a empresa pretendia. Antes desse candidato muitos outros judeus tinham sido rejeitados pela empresa.

Portanto, a menos que se definam claramente suas políticas de RH e mantenha controle sobre elas, saiba que excelentes profissionais bateram à sua porta e foram rejeitados por critérios infundados do RH de sua empresa.

Algumas análises nos indicadores podem demonstrar isso, como o baixo nível de permanência dos novos contratados.

Uma empresa aplicava testes lógicos em suas seleções de candidatos, escolhendo apenas aqueles com os resultados mais elevados para uma determinada ocupação. Entretanto, notou-se que os recém-contratados não permaneciam muito tempo na empresa, ao determinarem os motivos passaram a contratar os candidatos que atingiam os níveis médios dos testes. Como resultado notou-se que tanto a produtividade quanto a permanência dos profissionais aumentaram.

Se você ainda tem dúvidas se deve ou não monitorar o desempenho do seu RH, saiba que a alma da sua empresa está nas pessoas que trabalham nela. Por mais tecnologias que sua empresa utilize, ainda são as pessoas que fazem a diferença.


O RH não é o vilão na estória, por mais que ele tenha critérios na seleção de candidatos equivocados, ainda é o gestor quem contrata, o RH parece ser o vilão somente porque não tem números que comprovem sua eficiência, portanto os indicadores no RH são importantes em vários aspectos. «

Como melhorar os processos

Em um processo podemos definir quem faz o quê e quando, como a informação flui e muitos outros detalhes. Mas logo que se inicia esse processo, muitas coisas mudam. As pessoas se deslocam, novas tarefas e mudanças ocorrem, e no final não é fácil compreender o que está acontecendo, a forma de executar, controlar e gerir as mudanças neste processo.

Dicas para implementação de melhorias nos processos:

Definição de processos limpos
Os processos devem ser modulares, simples e mutáveis.

Simplificação da interface do usuário
Toda complexidade deve ser removida dos processos. O que os usuários dos processos realmente precisam é de uma lista de tarefas a executar diariamente e uma lista de tarefas de acompanhamento. Temos de utilizar maciçamente alternativas de comunicações móveis e outras ferramentas de colaboração e permitir que os usuários as usem para o acompanhamento dos processos. A tecnologia é sempre um aliado bem-vindo.

Flexibilidade e Mudança
As mudanças ocorrem rapidamente, assim como a vida, os processos organizacionais são muito dinâmicos. Portanto, o processo de execução deve permitir gerir essas mudanças. Deve ser fácil de fazer por etapas, permitir que se volte a ele para atribuir pessoas, alterar ou cancelar tarefas e, ainda, permitir alterar o próprio processo.

Da próxima vez que você for procurado para conversar sobre melhorias nos processos, a última coisa que você deve pensar é em formulários. Eles são importantes, mas não é neles que as melhorias nascem.


O principal problema dos profissionais que trabalham com processos de negócio é não enxergar as pessoas envolvidas nos processos, e burocratizarem os processos com formulários muitas vezes incompreensíveis para os envolvidos nos processos.

Seja simples, porém eficiente e eficaz! «