Você sabe o que
são políticas, processos e procedimentos de uma empresa?
Embora muitas
vezes estes três elementos sejam utilizados como sinônimos, existe uma
distinção clara entre eles.
A confusão se
instala porque para delegar tarefas a outras pessoas, de forma eficaz, é
importante ter os três elementos. A existência de um não substitui a
existência dos demais, no âmbito corporativo eles formam um conjunto de
ferramentas importante para definir e dar transparência aos colaboradores sobre
o que é esperado deles. Toda empresa que se preocupa em formalizar tais
documentos de forma clara e objetiva, atinge seus objetivos com mais
facilidade.
Os
colaboradores que conhecem as políticas, processos e procedimentos; e percebem que
há um comprometimento desde o corpo diretivo em segui-los, confiam e se dedicam
mais à empresa, pois sabem que as “regras do jogo” estão claras e que
dificilmente serão preteridos por algum favorecimento indevido a outrem.
Sabendo que a utilização
incorreta de cada um dos três elementos pode levar a ineficiências, que reduzem
a produtividade e a rentabilidade de uma empresa, percebo a necessidade de
esclarecer os conceitos de cada um deles.
Políticas
Políticas são conjuntos de regras de negócio e diretrizes de uma empresa, cada uma delas tem a finalidade de assegurar coerência e conformidade com a orientação estratégica da empresa.
Elas formam as diretrizes sob as quais os procedimentos são desenvolvidos. Não há uma relação de um para um entre uma política e um procedimento.
As políticas não são parte do processo, porque elas não podem ser estruturadas. No entanto, tanto os processos como os procedimentos devem refletir as regras de negócio contidas nas políticas.
Elas abordam um tema de interesse geral da empresa, como ética, cargos e salários, utilização de mídias sociais, atendimento ao cliente, segurança e assim por diante, além de identificar quem é responsável pela execução e aplicação de cada política, e porque ela é necessária.
Quando um novo colaborador entra para a equipe e assume uma tarefa, se ele tem uma política a seguir, com certeza ele não cometerá erros que podem ser evitados.
Processos
Processos são um conjunto de atividades que produzem um determinado serviço ou produto. A maioria dos processos ocorre entre departamentos ou áreas funcionais. Cada processo designa os pontos de conexão e onde se cruzam os departamentos.
A documentação apresenta o processo como um todo, e serve como referência ou detalhamento das políticas e procedimentos aplicáveis para cada etapa do processo, faz parte dessa documentação um mapa do processo, que é uma ferramenta útil para visualizá-lo graficamente.
Cada processo deve indicar a separação de responsabilidades e os pontos de controle, ambos são muito úteis para identificar as necessidades de política e procedimento.
Os processos resolvem questões como: quem é o responsável por executá-lo (departamento, divisão, pessoas), quais as principais funções são executadas e quando cada função é acionada.
Procedimentos
Procedimentos definem as instruções específicas necessárias para executar uma tarefa ou parte de um processo. Os procedimentos podem assumir a forma de uma instrução de trabalho, um guia de referência rápida, um manual ou um procedimento mais detalhado.
Eles geralmente são estruturados por assunto e resolvem apenas uma única tarefa, essa convenção permite que os seus componentes sejam compilados em manuais de procedimentos especiais para públicos e propósitos específicos, até mesmo para usuários finais.
Cada procedimento tem a finalidade de detalhar o que é executado, quem executa, quais medidas são necessárias para a execução, quando e como as etapas são executadas.
De maneira
muito simplificada, se a gestão de sua empresa fosse semelhante à caça ao
tesouro, a política seria o código de conduta do caçador, que precisa conhecer
quais são seus limites para atingir o objetivo, o processo seria o mapa com o
esboço de como chegar ao destino, e o procedimento seria o conjunto de
instruções para chegar a cada ponto no mapa, e também para manejar os recursos,
como, por exemplo, a bússola e a luneta.
Como bom
caçador de tesouros, creio que você irá preferir se aventurar por mares
agitados e terras hostis com as políticas, processos e procedimentos adequados.
Infelizmente, grande
parte das empresas parte nessa caçada achando que está munida das
ferramentas corretas, para, no meio da primeira tormenta, descobrir que a
tripulação corre em pânico, tentando executar qualquer tarefa, a qualquer
momento, sem noção ou controle do que se executa. E, esse é só o começo da
aventura, ainda nem chegou à ilha do tesouro para enfrentar todos os obstáculos até
alcançar o tesouro.
Ao passo que, com
as ferramentas adequadas, cada membro da tripulação estaria com o foco direcionado
para suas atividades, consciente que cada uma delas contribui para o sucesso de
todos. «
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