Como mapear seus processos?

Se você se convenceu, no artigo anterior, de que precisa mapear seus processos, tenho algumas orientações para você:

Identifique o processo a ser mapeado

Sei que você está ansioso para mapear todos os processos da empresa, mas como primeiro passo você precisa escolher apenas um deles para ser o piloto. O mais crítico? Não exatamente. Escolha por um dos seguintes critérios:

·       Estratégico: A partir de uma revisão estratégica, escolha um processo que faça parte dessa estratégia e dos objetivos da empresa, assim você garante o sucesso dessa iniciativa.

·       Foco no Cliente: Selecione um processo que possa corrigir problemas ou ineficiências e o resultado será visível para os clientes, além de garantir maior satisfação por parte deles.

·       Reativo: Escolha um processo que apresenta falhas ou tenha um desempenho abaixo do esperado, você encontrará o gargalo e poderá identificar e corrigir o problema.

Junte um time adequado para a tarefa

Mesmo que você seja o dono da empresa e a conheça como a palma da sua mão, essa tarefa precisará da contribuição de seus colaboradores, principalmente daqueles envolvidos diretamente com a execução. Eles vão lhe surpreender com soluções simples e acessíveis.

Outro ponto positivo é que eles vão comprar a iniciativa e disseminá-la para os demais colaboradores. Garanta que eles conheçam os objetivos a serem alcançados para que realmente abracem a causa.

Reúna o máximo de informações

Reúna as informações necessárias, como tarefas executadas, quem faz o quê, quando e como, e todos os detalhes relevantes do processo. Quanto mais informação melhor, é preferível ter que filtrar informações do que ter que parar novamente os colaboradores em busca de algo que esteja faltando.

Por falar nisso, no levantamento de informações uma prática muito importante são as entrevistas, nas quais são levantados também problemas e oportunidades de melhoria.

Tenha em mente que as pessoas são muito importantes para o entendimento e melhoria do processo, portanto não esgote essas pessoas com longas e infindáveis entrevistas. Seja direto, objetivo e respeite o tempo delas. Entrevistas com mais de duas horas de duração são improdutivas, as pessoas ficam incomodadas e perdem o foco.

Faça o mapeamento AS-IS

É importante fazer um mapeamento AS-IS (como o processo é operado atualmente), com todas as suas ineficiências. Assim ficará claro para todos no mapeamento TO-BE (o processo com as melhorias) quais mudanças serão implementadas.

Uma vez que o processo é melhorado, perde-se a referência de como estava e o que de fato mudou, pois, algumas mudanças apesar de representarem resultados significantes, são sutis, como: a inversão da ordem de execução de tarefas, remoção de uma atividade que não produzia resultado, ou a adição de uma atividade de verificação.

Seu mapeamento deve apresentar tarefas (cada etapa do trabalho), fluxos e gateways (conexões entre as atividades e a direção que seguem), eventos (gatilhos que iniciam, direcionam ou encerram o processo), e participantes (papéis envolvidos na execução), que formam o processo.

Uma ótima ferramenta para isso é o Bizagi Modeler, que é disponibilizado gratuitamente para download, e requer apenas um registro. No próprio site da Bizagi, você encontra informações de uso da ferramenta.

Identifique e monitore Melhorias

O mapeamento do processo não conclui seu trabalho. Ele lhe fornece informações visuais claras de como está (AS-IS) ou como ficará (TO-BE) seu processo.

Ele precisa ser validado pelos entrevistados e pela direção da empresa, para que possa ser implementado o mapeamento TO-BE.

Seja qual for a iniciativa que desencadeou o mapeamento do processo, ele precisa ser monitorado. É através dessa prática simples que melhorias serão continuamente inseridas no processo.

A melhoria não precisa, e na maioria dos casos, nem deve, ser totalmente aplicada ao processo.

Esse, na verdade, é o maior pecado das empresas que investem em iniciativas como esta. Elas querem um processo perfeito à prova de erros, e se esquecem que o colaborador que até ontem dirigia um Fusquinha, ainda não tem a habilidade para dirigir uma Ferrari. Por esse motivo a melhoria precisa ser aplicada em ondas. Os seus colaboradores precisam se acostumar às melhorias.

Você pode achar que isso pode levar uma eternidade, mas a partir da primeira mudança, assim que os colaboradores sentirem que suas atividades ficaram mais simples, eficientes e seus resultados mais palpáveis, eles próprios vão cobrar mais melhorias e em maior velocidade.

Agora que você sabe como realizar o mapeamento de processos, que tal aplicar à sua empresa? «