Xô, bagunça!

Você já reparou como um profissional organizado é mais eficiente?

Isso acontece porque o profissional desorganizado perde mais tempo tentando encontrar arquivos, e-mails e se atualizando sobre as notícias da empresa. Ele, inclusive, perde e-mails, compromissos e prazos. Em suma, não tem uma relação muito saudável com o relógio, vive correndo atrás do tempo perdido, mas o grande vilão é mesmo a falta de organização.

O que sua mesa de trabalho revela?

Pilhas de papéis e livros espalhados, revelam falta de organização. Evite empilhar coisas, organize seus papéis em pastas.

Muitos bibelôs, elementos infantis e muitas plantas revelam uma personalidade sensível, confundida com imaturidade, o que lhe deixa fora do rol das promoções. Escolha só um objeto.

Porta retrato com fotos de cunho muito pessoal, inclusive de turmas em baladas, revela exibicionismo, pessoa que só pensa em diversão. Seja discreto, prefira fotos da família e dos colegas de trabalho em situações mais comedidas.

Mesa vazia, revela que você não tem vínculos profundos, não vai permanecer no emprego ou está sempre de férias. Tenha pelo menos um porta-trecos e uma pasta de arquivos. 

Como se instaura a desordem?

Tudo começa quando você guarda coisas acreditando que será útil mais tarde, por questões sentimentais, por não querer perder tempo selecionando a utilidade daquilo, ou, ainda, porque gastou muito dinheiro ao comprá-lo. Muitas vezes cometemos erro em comprar algo e nos dói termos que nos desfazer daquilo. Facilmente nos tornamos acumuladores de coisas e levamos isso também para nossa vida profissional.

Mesas cheias de bibelôs, gavetas atulhadas de pastas e papéis, porta canetas lotado de canetas, muitas nem escrevem. Caixa de e-mails abarrotada como e-mails não lidos, ou perdidos em pastas que nunca mais serão acessadas. Agenda eletrônica com compromissos que se sobrepõem com frequência. Reuniões não planejadas que brotam do nada.

Você se reconhece em alguma dessas situações? 

Por que nos apegamos às coisas?

Desapegar-se de uma de suas posses afeta a mesma área do seu cérebro que trata da dor física, como quando você corta o dedo com papel ou toma um gole de café muito quente. Portanto quanto maior for seu apego emocional ou financeiro ao objeto, mais vai lhe doer desapegar-se dele.

Quando se trata de algo físico, apenas tocá-lo faz com que você se sinta mais apegado a ele. Pesquisas revelam que quanto mais se toca um objeto, mais valor damos a ele.

Algumas lojas exploram o efeito do toque em sua psicologia, se você já foi a uma Apple Store deve ter percebido como os produtos estão expostos, todos permitem que você toque, interaja e brinque com eles. Comprando ou não algum dos produtos, você sai da loja com a necessidade de tê-los, mesmo que nunca tenha tido interesse antes. Essa necessidade não nasceu por conta da genialidade do produto, mas por você ter passado algum tempo com o produto em suas mãos, sentido como se ele fosse seu.

Na verdade, a Apple não inovou nesse sentido, grandes lojas de brinquedos, permitem que as crianças brinquem com alguns brinquedos dentro da loja, quem tem filho sabe o que isso significa. Grandes livrarias, disponibilizam um espaço confortável para que você leia os livros dentro da loja, difícil sair dessas lojas sem comprar algo.

Mas em uma Apple Store tudo é pensado para maximizar o efeito psicológico de dar ao cliente a sensação de ser o dono daqueles produtos, as telas ligeiramente inclinadas para incentivar os clientes a ajustá-las ao seu ângulo de visão ideal, praticamente os convida para pelo menos um toque no produto. Definitivamente, a experiência de propriedade é mais importante do que a venda, faz com que o cliente vá para casa com uma necessidade que ele não sentia antes: ter aquele produto.

Impacto da desordem no nosso cérebro

Seja no seu armário ou na mesa do escritório, as coisas em excesso têm um impacto negativo na sua capacidade de se concentrar e processar informações. Mesmo que você seja organizado, se trabalhar em um ambiente desorganizado, a desordem física ao seu redor vai tirar sua atenção, diminuindo seu desempenho, aumentando seu estresse e prejudicando sua capacidade de pensar criativamente.

O seu computador também pode ser um foco de desordem, com arquivos desorganizados, com as notificações das redes sociais pipocando na sua tela e competindo com sua atenção. É uma forma digital de desordem.

Se ao realizar uma tarefa você faz pausas constantes para checar uma notificação de uma de suas redes sociais, e-mail ou de uma mensagem de celular, você não tem chances de se entregar à experiência criativa do seu trabalho, pois não filtra as informações e alterna rapidamente entre as tarefas sem concluí-las, ou seja, perde o fio da meada. 

Como acabar com a bagunça?

A saída é a organização.

O conceito de organização é diferente de arrumação, ao arrumar uma pilha de papéis, por exemplo, você coloca uma folha sobre a outra, dá umas batidinhas dos lados para garantir o alinhamento das folhas, mas continua tudo desorganizado. Enquanto organizar esta mesma pilha de papéis significa identificar o que é útil e o que não é.

Tudo que não é útil é descartado.

O que é útil é separado por categorias, por meio de etiquetas ou pastas, e voillà: sempre que precisar encontrar um determinado papel basta se orientar pela categorização criada.

As pastas até podem conter papéis que não estão perfeitamente alinhados uns com os outros, mas você encontra o que precisa sem enlouquecer. Praticidade é tudo! 

Não há problema algum em você manter alguns bibelôs em sua mesa de trabalho, desde que eles não limitem seu espaço de trabalho, nem invadam o espaço de trabalho de seus colegas.

Não há porque você espalhar a família inteira de minions pela sua mesa, bastam dois estrategicamente posicionados.

Tenha um espaço onde se sinta à vontade e livre para criar. 

Dicas de organização

• Tenha uma pasta de arquivos e um porta trecos, onde devem ficar as canetas, lápis, tesoura, bloco de notas, etc..

• As lembranças pessoais devem ser mantidas no mínimo.

• Limpe sua mesa no início e no fim do dia.

• Limpe mensalmente suas gavetas e libere espaço.

• Mantenha itens essenciais sobre a mesa (computador, telefone, porta treco, calendário).

• Tenha uma lista mestra de tarefas, assim você não esquece nada que precisa concluir no dia.

• Mantenha uma gaveta separada para papelada pessoal.

• Crie um sistema de categoria, como cores, para organizar suas pastas. 

• No final de cada projeto ou ciclo de trabalho, organize documentos e arquivos para armazená-los.

O difícil é começar, mas assim que se acostumar com a organização de sua mesa de trabalho, sentirá os benefícios na sua vida profissional. «