quinta-feira, 29 de janeiro de 2015

BPMO – Escritório de Processos

Muitas pessoas se perguntam: “o que essa analista de processos sabe sobre gestão?”

Sei o que acumulei ao longo dos meus anos de experiência. Mesmo que efetivamente eu não tenha ocupado um cargo de gestão, sei distinguir perfeitamente o que é sucesso, acomodação e fracasso.

Por exemplo, se na sua empresa as prioridades estão sempre mudando e os projetos são aprovados, independentemente, de haver ou não recursos disponíveis, sei que ela está com sérios problemas de gestão.

Primeiro porque se a estratégia está definida, podem haver ajustes mas não reviravoltas constantes. Sem estratégia sua empresa não tem como atingir os objetivos e atira para todos os lados, está sempre contando com a sorte, e fatalmente culpará o governo e os sindicatos por seu baixo lucro, na dúvida aposta em demissões, mesmo que seu negócio se apoie em capital intelectual (aquele formado por seres pensantes que não pode ser substituídos por máquinas). Se ela não tiver problemas com o lucro é porque está em um nicho de mercado sem concorrência ou seus concorrentes estão com problemas parecidos de gestão. Um concorrente minimamente preparado pode se sobressair facilmente.
Segundo porque qualquer projeto precisa de recursos, sejam eles humanos, financeiros, técnicos ou materiais. Se não há recursos suficientes para dois projetos, um deles precisa ser priorizado. Se ambos são igualmente importantes, os recursos precisam ser ajustados, antes que o projeto se inicie, caso contrário os projetos em andamento serão afetados com atrasos e/ou má qualidade.
Não encontro outra denominação para isso que não seja problemas de gestão.

O BPMO (Business Process Management Office - Escritório de Processos) tem seu lugar na gestão de uma empresa, porque ao contrário do que acreditam muitos gestores não é um centro de custo de despesas, mas de investimento, onde há retorno do investimento.

É o BPMO que se preocupa com a cadeia de valor da empresa, está engajado em criar valor, através de inovação e criação de diferencial competitivo.

BPMO ao seu dispor

Normalmente, quando uma empresa se envolve em iniciativas de inovação, não considera o BPMO, quando deveria, porque ele é um agente de inovação que conhece onde estão as lacunas, os pontos fortes e as oportunidades de melhoria nos processos.

Também é o BPMO que se preocupa com o aumento da eficiência, através de iniciativas de melhoria contínua nos processos.

E, vou dizer mais, um BPMO que apenas mapeia os processos de uma empresa não está fazendo o seu trabalho, o escritório deve mapear os processos em busca de oportunidades para reduzir custos, melhorar a interação entre áreas e sistemas e, ainda, otimizar a tomada de decisão para que ela seja mais ágil e eficiente.

As empresas devem trabalhar para obter mais lucro por funcionário, isso não significa escraviza-los, muito pelo contrário, significa colocá-los em funções que agreguem valor ao produto final, mais de 80% do tempo da maioria dos trabalhadores é gasta em atividades que não agregam valor.

Quer um exemplo?

Poucas reuniões produzem valor significativo ao trabalho, ou porque duram tempo demais, ou porque poderiam ser substituídas por reports divulgados por e-mail ou na intranet da empresa, ou, ainda, porque não têm pauta.
 Faça o teste: 

  • Quantas reuniões você participa por semana?
  • Quantas delas produzem resultados?
  • Quantas delas poderiam ser substituídas por reports? 
  •  Quantas delas você conhecia a pauta? 
  • De quantas delas você recebeu a ata? 
  •  Das atas recebida, quantas foram lidas e respondidas?

Se você respondeu com um número maior do que 3 em qualquer uma das perguntas, na sua empresa, um assunto nasce, vira reunião e morre sem solução.
Acabar com as reuniões, como diriam os mais radicais, não eliminará o problema. O que se deve fazer é torna-las úteis e produtivas.

Tenho algumas sugestões que podem ser úteis, mas para serem efetivas elas passam por uma mudança cultural, seu BPMO pode ajudá-lo nisso:
1.     Faça reunião só com envio prévio de pauta (de no mínimo 1 dia), assim os participantes decidem se comparecem ou enviam representantes, em ambos os casos, serão pessoas preparadas para responder sobre o assunto.

2.     Cumpra o tempo previsto para a reunião (data e hora de início e fim), nada de ficar esperando as pessoas que se atrasam para a reunião, o tempo das pessoas que comparecem precisa ser respeitado, afinal todos precisam produzir.

3.     Não permita que nenhuma reunião exceda o tempo máximo, digamos de 1 hora. Não aconselho que nenhuma reunião passe de 2 horas, esse é o tempo máximo que as pessoas normalmente conseguem se concentrar em um assunto.

4.     Após a reunião, o responsável por sua convocação prepara uma ata, e envia aos participantes, informando os compromissos que cada um assumiu, e os prazos.

5.     O responsável pela convocação monitora e cobra os envolvidos.

 Não convoque reuniões sem objetivo claro.
Se o assunto se resolver dessa forma, não serão necessárias novas reuniões sobre o mesmo assunto, o andamento e os resultados podem ser enviados por e-mail ao grupo de trabalho, ou enviado por reports na frequência aceita por todos como conveniente.
Quadros de report são mais efetivos que e-mails. Por serem visuais e não se perderem na comunicação diária.
Cabe aos participantes assumirem o compromisso de responderem e reportarem as comunicações sobre o assunto até sua solução.
Geralmente, as reuniões são convocadas para que as pessoas se responsabilizem por algum problema, cumpram o plano de uma ação ou descubram soluções para um problema. Se as pessoas tiverem como cultura o compromisso de assumir suas responsabilidades e trabalharem em equipe, tais reuniões passam a ser raras. E quando ocorrem, são produtivas e decisivas.

Como analista de processos, sei que é importante garantir que a empresa tenha maior lucro por funcionário, o que é possível quando os funcionários dedicam maior tempo a tarefas que agregam valor. Fato que ocorre nas empresas poderosas.

Fonte: Tozetto, Claudia (23/07/2014). Apple tem lucro de US$ 31.000 por funcionário. Confira outros gigantes de tecnologia. Acesso em 28/01/2015, disponível em Veja | Vida Digital.
Meus posts mencionam vários assuntos, e lançam luz a questões complicadas ou remetem ao óbvio que está bem ali debaixo do nariz de todo mundo. Simplesmente, porque minhas convicções fazem com que eu me preocupe com o crescimento tanto da empresa como de seus funcionários.


Mais do que qualquer um na empresa, um profissional especializado em gestão por processos precisa fazer a ponte entre o estratégico, o tático e o operacional. Levantando bandeiras, apontando lacunas, detectando oportunidades de melhoria, humanizando os processos e ajudando a todos a pensarem fora da caixa.«

quarta-feira, 28 de janeiro de 2015

Ética

Não há dia que eu não leia as notícias e não me pergunte: “onde foi parar a ética?”

Vivemos em uma sociedade que perde gradativamente sua dignidade. Pessoas corrompem e são corrompidas pela ganância, que é a mãe da falta de ética. Pessoas não assumem suas responsabilidades e prejudicam o próximo sem pestanejar.

De tal forma que grande parte das pessoas que se dizem éticas, na verdade tomam conta da vida alheia, sem se darem conta de que têm as próprias vidas para cuidar. Ser ético não é controlar o cumprimento da roupa, as crenças ou os amores dos outros.

A palavra ética é de origem grega derivada de ethos, que diz respeito ao costume, aos hábitos dos homens. Teria sido traduzida em latim por mos ou mores (no plural), sendo essa a origem da palavra moral. Uma das possíveis definições de ética seria a de que é uma parte da filosofia (e também pertinente às ciências sociais) que lida com a compreensão das noções e dos princípios que sustentam as bases da moralidade social e da vida individual. Em outras palavras, trata-se de uma reflexão sobre o valor das ações sociais consideradas tanto no âmbito coletivo como no âmbito individual.

Fonte: Ribeiro, Paulo Silvino (26/02/2013). O que é ética? Acesso em 28/01/2015, disponível em Brasil Escola.

Ser ético não é ter um comportamento X ou Y, mas ser responsável por como suas ações afetam o próximo.

Se uma fraude é cometida, alguém será lesado. O fato de cometer o ato secretamente não elimina o resultado, alguém continuará a ser lesado. Uma fraude não é tão diferente de um roubo, sequestro, estupro ou assassinato. Até porque muitas vezes uma fraude pode levar a sociedade a outros crimes. Sempre que uma empresa, um funcionário do setor público ou privado comete uma fraude, algo é roubado da sociedade, e não é apenas dinheiro, saúde, escolaridade, segurança, alimentação e oportunidades. É um bem maior, chamado: DIGNIDADE.

Toda a sociedade está engendrada neste mar de falta de ética, onde as vítimas poderiam ser também os vilões, ou por se omitirem ou por fazerem o mesmo se tivessem a oportunidade.

Recentemente, vimos um exemplo de ética no episódio do massacre ocorrido no jornal francês Charlie Hebdo. Apesar do conteúdo do jornal ter incomodado muitas pessoas, seus jornalistas se mantiveram fiéis a seus princípios: satirizar todos os excessos fossem eles religiosos, políticos ou sociais. Os jornalistas mortos no massacre ou estavam na lista negra dos terroristas ou apoiavam a posição dos seus colegas de trabalho. E os jornalistas que sobreviveram não desistiram dos seus princípios por conta dessa demonstração de violência e ódio extremos. Juntaram os lápis e recorreram a colegas para continuar a publicação.


Defender princípios, crenças e direitos também é ético.

Muitos jornais espalhados pelo mundo preferiram não publicar as charges que incomodavam os grupos radicais, eles se omitiram, inclusive perante o direito que eles sempre defenderam: a liberdade de impressa. Aliás, a impressa não costuma ser muito ética para defender o interesse de quem lhes paga bem. Ela não dá o mesmo tipo de enfoque aos problemas que pretende omitir do grande público.

A ganância sempre financia a falta de ética.


O que fazer? Desistir e aceitar um mundo sem ética? Claro que não, se queremos uma sociedade justa e melhor, temos que defender a ética na nossa casa e na nossa sociedade, isso inclui governos e empresas.

Uma postura ética tem como base o modelo P4: Propósito, Pessoas, Planeta e Probidade.

Propósito, Pessoas, Planeta e Probidade.


·         Propósito: Toda sociedade precisa de um interesse maior do que o lucro imediato. Os lucros são maiores quando há investimento social. Se uma empresa financia uma pesquisa ou se torna parceira de uma determinada instituição de ensino, em um ou mais cursos dos quais carece de mão de obra, ela certamente lucrará com isso em um período de dois anos (quando começam os estágios dos estudantes). Além do lucro maior, a empresa terá gerado renda e melhoria de vida ao seu redor.

·         Pessoas: Pensar no bem estar dos outros nos enobrece, a definição de damas e cavalheiros passa por tornar a vida do próximo agradável. Se são feitos investimentos na qualidade de vida das pessoas, elas ganham autoestima, produzem mais, são mais felizes, atendem melhor e retornam as gentilezas.

·         Planeta: Os ambientalistas discutem há décadas as mudanças climáticas, os governos se escondem atrás do progresso, só para continuarem no poder sem enfrentar longos debates sociais, porque toda medida para o meio ambiente passa por mudança de hábitos e costumes. Acho que quando as pessoas, finalmente, se derem conta de que não têm uma gota de água para beber, e no meio da cidade passam alguns rios que estão poluídos e impróprios para o consumo, será tarde para se manifestarem. Já as empresas que tinham um poder de barganha maior com o governo, e se omitiram para continuar jogando detritos e poluindo os rios, em prol de lucros imediatos, não terão como produzir. Ou seja, só temos este planeta, somos uma população grande (7 bilhões de habitantes), mesmo que parte dessa população já não viva em condições favoráveis, não sobrará muita vida no futuro. Alguns danos já são irreversíveis, outros levarão anos para serem revertidos, portanto não há desculpas para não articularmos mudanças, mesmo que pequenas.

·         Probidade: Honestidade, retidão (vem do latim probus, que significa bom), também poderia ser pureza ou princípios. Probidade é a prática que toda a sociedade devia praticar com mais fervor. O que aconteceria se sempre que você errasse, você assumisse sua responsabilidade? Creio que você tentaria não errar, não iria dirigir depois de ter bebido na balada, não aceitaria namorar um homem ou mulher que o desrespeitasse, não incentivaria o assédio sexual ou moral em sua empresa ou sociedade, não cometeria uma fraude, não jogaria lixo na rua, não prejudicaria um colega de trabalho, não mataria, não poluiria o meio ambiente.

Um mundo sem tantos “eu não sabia” e mais informações seria bem melhor. Pessoas responsáveis são éticas, porque elas SABEM quais são seus papéis na sociedade e respeitam o próximo, como gostariam de ser respeitadas. A falta de ética se vence com empatia: a capacidade de saber se colocar no lugar dos outros.


É difícil ofender o outro, se você se imagina no lugar dele, a não ser que você não tenha nenhuma autoestima. «

terça-feira, 20 de janeiro de 2015

Empresa Inteligente

Mesmo que você nunca tenha parado para pensar nisso, sabe por instinto que grande parte das empresas se tornaram tão gananciosas que perderam o foco do negócio.

Basta uma volta pelos corredores de algumas empresas, e é possível notar a apatia, a falta de gentilezas simples, como um sorriso.

De onde tiraram essa ideia de que para ser competente é preciso ser sisudo? Ou de que se você está sorrindo, não está trabalhando?

Grande parte das empresas seguem padrões que foram criados na Revolução Industrial (1760, há 255 anos), mesmo aquelas que afirmam contar com altos padrões tecnológicos.

Elas ainda têm chefes ao invés de líderes! Estão presas a uma hierarquia de poder ultrapassada, onde um chefe tem uma mesa, cadeira e computador diferente dos demais colaboradores. E olha que bastava uma plaquinha na mesa com letras garrafais (óbvio): CHEFE.

De onde tiraram essa ideia de que a discriminação é produtiva? 

Não deu e continua não dando certo nas sociedades por onde essa ideia passa. Causa muito descontentamento, reclamações e protestos. Uma tremenda perda de tempo. E tempo é dinheiro!

Grande parte da força produtiva do país nasceu muito depois que a Ditadura tinha caído. É gente que sabe o que significa liberdade de expressão, e não engole muito essa ideia de “eu mando e você obedece”.

A geração de jovens trabalhadores é muito mais reticente ainda, são adeptos do “copia e cola”, ou seja, trabalho sem sentido e exploratório não é com eles.

Como todos sabemos uma empresa não existe sem as pessoas, ainda não conseguiram criar uma empresa onde o dono aperta alguns botões e ela saí produzindo sozinha.

Tempestades são vencidas com inteligência.

Portanto, as empresas que querem um lugar de destaque no mercado, terão, obrigatoriamente, que rever seus padrões e se adaptarem à realidade deste século.

Elas não podem mais empregar e promover mais homens do que mulheres. Alôôô!? Alguém precisa verificar os resultados do censo: a maioria dos chefes de família é formada por mulheres (elas tomam muito mais decisões que eles, se bem que elas já tomavam quando eram apenas donas de casa); elas estudam mais (há mais mulheres no ensino superior e mais homens analfabetos e semianalfabetos).

Não se trata de uma guerra dos sexos, apenas de uma constatação pura e simples, se há mais mulheres preparadas do que homens, por que se continua dando preferência aos homens? Será que as empresas não estão perdendo potencial e até dinheiro nisso? É algo em que se pensar.

Claro que vão dizer que existe a licença maternidade e tudo mais, mas para isso há as estatísticas, mulheres em posição de poder escolhem um momento mais tranquilo na carreira para se tornarem mães e têm menos filhos. Se a mulher for competente, não acho que seja uma aposta ruim.

Outra aposta da empresa inteligente é o diálogo. Trabalhei em uma empresa que valorizava muito o diálogo, o CEO se propôs uma meta de almoçar com todos os colaboradores (e eram 2000), uma vez por semana, eram convidados 5 colaboradores, e ele começou pelos níveis mais baixos. Ele queria saber o que os colaboradores pensavam e escolheu a forma mais pessoal para fazê-lo. E deu resultado, já nas primeiras três semanas as coisas começaram a melhorar. Ele foi direto na fonte, a famosa rádio peão das empresas.


Se o diálogo acontece assim, de forma direta e transparente, onde as críticas construtivas são ouvidas, o clima da empresa melhora. Sorrisos são distribuídos nos corredores, pequenas gentilezas no trabalho se tornam constantes, e o trabalho em equipe floresce. O tal trabalho em equipe que alguém me disse tratar-se de um conceito. Já está se tornando lenda, nas empresas sem inteligência. «

domingo, 4 de janeiro de 2015

Gestão por Processos: mudança de dentro para fora

A gestão por processos pode ser tanto muito simples e transparente como complexa e obscura. 

Tenho a tendência de simplificar tudo, portanto demorei para entender porque a maioria dos profissionais da área tendem a ir para o lado negro da força.

Quando finalmente cheguei ao âmago da questão, percebi também porque a maioria das empresas abandona a gestão por processos ou não lhe dá o devido valor.

Sempre questionei a qualidade dos arquitetos de processo, porque ao observar a qualidade dos processos mapeados, eu notava o mal uso da técnica. O resultado me detinha, e portanto eu não me aprofundava na questão tanto quanto deveria.

Até que percebi que tais profissionais não tiveram a oportunidade de entender qual o sentido do que estão fazendo. Isso mesmo, é algo tão óbvio que nunca é comentado.

Pausa para reflexão: Por quê mapeamos processos?



Resposta mais comum: Para produzir produtos ou serviços e satisfazer nossos clientes.

O senso comum diz que essa resposta está “certa”, do meu ponto de vista, somente se você pretende desperdiçar dinheiro e esforços.

Observe que eu perguntei sobre o porquê, ou seja, quero saber o propósito, a motivação, a faísca, e não o resultado ou o objetivo a ser atingido.

Parece uma questão de semântica, mas é uma questão de aprofundamento. Essa é a hora em que o arquiteto de processos entra em parafuso e me responde que mapeia processos porque o corpo diretivo solicitou. Bom, se o corpo diretivo solicitou, ele pode me responder. Mas o corpo diretivo não sabe, ele está reagindo à concorrência. Se a concorrência está fazendo deve ser prudente fazer também. E o propósito se perde.

No fim das contas, gasta-se rios de dinheiro sem retorno significativo. E, pior, o cliente não fica satisfeito. É como diz o ditado popular: "de boas intenções o inferno está cheio". Infelizmente é possível investir muito dinheiro no seu negócio e causar mais insatisfação ao cliente.

Lembra daquela palavra que venho repetindo há anos? Estratégia.

A gestão por processos só vai ter sucesso, e será simples e transparente, se houver um propósito estratégico para ela.

Que tal aproveitar o início do novo ano fazendo uma reflexão sobre a motivação da gestão por processos em sua empresa?

Particularmente, eu acredito que a gestão por processos, eleva qualquer empresa a um nível superior de destaque no mercado, entretanto é uma mudança e se sua empresa não está preparada para isso, com certeza ela terá mais transtornos do que benefícios.

É como falar sobre o seu assunto preferido para uma plateia que não tem interesse pelo tema, mesmo que você tenha o melhor time de profissionais, nada vai mudar.



A gestão por processos só vai alcançar os resultados esperados se houver o interesse e envolvimento genuíno do corpo diretivo. É uma mudança que ocorre de dentro para fora.

Encontre seu propósito, melhore seus processos e terá o melhor produto do mercado. E isso serve para tudo na sua vida!«