Como uma boa decisão é tomada?

Uma boa decisão é tomada a partir de boas informações e experiência para interpretá-las. E, sempre que possível, é amparada por lições aprendidas em situações similares.

Saber ouvir, admitir quando se está errado e mudar de ideia, também garante boas decisões.

Atualmente, com a aproximação global, onde o que acontece nos mercados internacionais, interfere e direciona o mercado local, os gestores cada vez mais são inundados por demandas que exigem decisões mais rápidas e menos equivocadas.

Na mesma proporção, é cada vez mais comum que um gestor seja abordado por um assunto, discutido em uma reunião ou por e-mail, em que ele ainda não tomou uma decisão, seja no período de uma semana, um mês ou meses.

Por qual motivo as tomadas de decisão são postergadas até que uma pressão ocorra?

Para que os gestores tomem decisões eles precisam se sentir apoiados, um clima de crítica e medo sufoca tanto a criatividade como a capacidade de assumir riscos. Sem o clima adequado, os gestores vão preferir o caminho, aparentemente, seguro, que minimiza os riscos de críticas, ou seja, postergam a decisão ou deixam que alguém as tome por eles.

Por esse motivo, grande parte dos gestores transferem as decisões para seus pares ou superiores. É quando um departamento deixa de corresponder ao outro de forma eficiente, ou as decisões táticas passam para a direção, que deveria estar se ocupando das decisões estratégicas. A empresa perde sua capacidade de resposta às mudanças de mercado. Um clima de desconfiança se estabelece, onde os gestores gastam muito tempo tentando culpar uns aos outros ou se justificando, em vez de se concentrarem no negócio.

Quando as decisões são tomadas nos níveis corretos da empresa, o Conselho de Administração e o corpo diretivo tomam as decisões estratégicas sobre os grandes investimentos e crescimento futuro; os gestores tomam as decisões táticas sobre como o seu próprio departamento pode contribuir com os objetivos globais de negócios; e, os demais funcionários tomam as decisões sobre a condução de suas próprias tarefas, respostas aos clientes e melhorias para prática de negócios.

Um clima, onde os gestores tomam decisões sem hesitação, é estabelecido a partir de processos claros e objetivos, onde todos reconhecem seus papéis e assumem suas responsabilidades.

Antes de mais nada, a empresa precisa estar munida com informações de boa qualidade. Nada de dados mascarados ou que permitam dupla interpretação.

Uma boa decisão é tomada quando se identifica seu objetivo; coleta as informações e ideias sobre o assunto; analisa-as, de forma a chegar a opções viáveis; caso estas opções não sejam suficientes, volta-se a coletar informações e ideias; senão, toma-se a decisão, escolhendo a melhor opção ou solução; tomada a decisão, comunica-se os envolvidos e a executa. Após a execução, apura-se o resultado, saber se a decisão tomada produziu bons resultados, ou não, é uma lição aprendida para situações similares no futuro, e, por fim, reporta-se o resultado, não há o que temer, quando há transparência nas ações.

As habilidades de tomada de decisão dos gestores podem ser treinadas, para que eles possam analisar as informações, levando em conta o apetite de risco da empresa. «

BPMO – Escritório de Processos

Muitas pessoas se perguntam: “o que essa analista de processos sabe sobre gestão?”

Sei o que acumulei ao longo dos meus anos de experiência. Mesmo que efetivamente eu não tenha ocupado um cargo de gestão, sei distinguir perfeitamente o que é sucesso, acomodação e fracasso.

Por exemplo, se na sua empresa as prioridades estão sempre mudando e os projetos são aprovados, independentemente, de haver ou não recursos disponíveis, sei que ela está com sérios problemas de gestão.

Primeiro porque se a estratégia está definida, podem haver ajustes mas não reviravoltas constantes. Sem estratégia sua empresa não tem como atingir os objetivos e atira para todos os lados, está sempre contando com a sorte, e fatalmente culpará o governo e os sindicatos por seu baixo lucro, na dúvida aposta em demissões, mesmo que seu negócio se apoie em capital intelectual (aquele formado por seres pensantes que não pode ser substituídos por máquinas). Se ela não tiver problemas com o lucro é porque está em um nicho de mercado sem concorrência ou seus concorrentes estão com problemas parecidos de gestão. Um concorrente minimamente preparado pode se sobressair facilmente.

Segundo porque qualquer projeto precisa de recursos, sejam eles humanos, financeiros, técnicos ou materiais. Se não há recursos suficientes para dois projetos, um deles precisa ser priorizado. Se ambos são igualmente importantes, os recursos precisam ser ajustados, antes que o projeto se inicie, caso contrário os projetos em andamento serão afetados com atrasos e/ou má qualidade.

Não encontro outra denominação para isso que não seja problemas de gestão.

O BPMO (Business Process Management Office - Escritório de Processos) tem seu lugar na gestão de uma empresa, porque ao contrário do que acreditam muitos gestores não é um centro de custo de despesas, mas de investimento, onde há retorno do investimento.

É o BPMO que se preocupa com a cadeia de valor da empresa, está engajado em criar valor, através de inovação e criação de diferencial competitivo.

Normalmente, quando uma empresa se envolve em iniciativas de inovação, não considera o BPMO, quando deveria, porque ele é um agente de inovação que conhece onde estão as lacunas, os pontos fortes e as oportunidades de melhoria nos processos.

Também é o BPMO que se preocupa com o aumento da eficiência, através de iniciativas de melhoria contínua nos processos.

E, vou dizer mais, um BPMO que apenas mapeia os processos de uma empresa não está fazendo o seu trabalho, o escritório deve mapear os processos em busca de oportunidades para reduzir custos, melhorar a interação entre áreas e sistemas e, ainda, otimizar a tomada de decisão para que ela seja mais ágil e eficiente.

As empresas devem trabalhar para obter mais lucro por funcionário, isso não significa escraviza-los, muito pelo contrário, significa colocá-los em funções que agreguem valor ao produto final, mais de 80% do tempo da maioria dos trabalhadores é gasta em atividades que não agregam valor.

Quer um exemplo?

Poucas reuniões produzem valor significativo ao trabalho, ou porque duram tempo demais, ou porque poderiam ser substituídas por reports divulgados por e-mail ou na intranet da empresa, ou, ainda, porque não têm pauta.

 Faça o teste: 

• Quantas reuniões você participa por semana?

• Quantas delas produzem resultados?

• Quantas delas poderiam ser substituídas por reports? 

•  Quantas delas você conhecia a pauta? 

• De quantas delas você recebeu a ata? 

•  Das atas recebida, quantas foram lidas e respondidas?

Se você respondeu com um número maior do que 3 em qualquer uma das perguntas, na sua empresa, um assunto nasce, vira reunião e morre sem solução.

Acabar com as reuniões, como diriam os mais radicais, não eliminará o problema. O que se deve fazer é torna-las úteis e produtivas.

Tenho algumas sugestões que podem ser úteis, mas para serem efetivas elas passam por uma mudança cultural, seu BPMO pode ajudá-lo nisso:

1.     Faça reunião só com envio prévio de pauta (de no mínimo 1 dia), assim os participantes decidem se comparecem ou enviam representantes, em ambos os casos, serão pessoas preparadas para responder sobre o assunto.

2.     Cumpra o tempo previsto para a reunião (data e hora de início e fim), nada de ficar esperando as pessoas que se atrasam para a reunião, o tempo das pessoas que comparecem precisa ser respeitado, afinal todos precisam produzir.

3.     Não permita que nenhuma reunião exceda o tempo máximo, digamos de 1 hora. Não aconselho que nenhuma reunião passe de 2 horas, esse é o tempo máximo que as pessoas normalmente conseguem se concentrar em um assunto.

4.     Após a reunião, o responsável por sua convocação prepara uma ata, e envia aos participantes, informando os compromissos que cada um assumiu, e os prazos.

5.     O responsável pela convocação monitora e cobra os envolvidos.

 

Se o assunto se resolver dessa forma, não serão necessárias novas reuniões sobre o mesmo assunto, o andamento e os resultados podem ser enviados por e-mail ao grupo de trabalho, ou enviado por reports na frequência aceita por todos como conveniente.

Quadros de report são mais efetivos que e-mails. Por serem visuais e não se perderem na comunicação diária.

Cabe aos participantes assumirem o compromisso de responderem e reportarem as comunicações sobre o assunto até sua solução.

Geralmente, as reuniões são convocadas para que as pessoas se responsabilizem por algum problema, cumpram o plano de uma ação ou descubram soluções para um problema. Se as pessoas tiverem como cultura o compromisso de assumir suas responsabilidades e trabalharem em equipe, tais reuniões passam a ser raras. E quando ocorrem, são produtivas e decisivas.

Como analista de processos, sei que é importante garantir que a empresa tenha maior lucro por funcionário, o que é possível quando os funcionários dedicam maior tempo a tarefas que agregam valor. Fato que ocorre nas empresas poderosas.

Fonte: Tozetto, Claudia (23/07/2014). Apple tem lucro de US$ 31.000 por funcionário. Confira outros gigantes de tecnologia. Acesso em 28/01/2015, disponível em Veja | Vida Digital.

Meus posts mencionam vários assuntos, e lançam luz a questões complicadas ou remetem ao óbvio que está bem ali debaixo do nariz de todo mundo. Simplesmente, porque minhas convicções fazem com que eu me preocupe com o crescimento tanto da empresa como de seus funcionários.

Mais do que qualquer um na empresa, um profissional especializado em gestão por processos precisa fazer a ponte entre o estratégico, o tático e o operacional. Levantando bandeiras, apontando lacunas, detectando oportunidades de melhoria, humanizando os processos e ajudando a todos a pensarem fora da caixa.«

Ética

Não há dia que eu não leia as notícias e não me pergunte: “onde foi parar a ética?”

Vivemos em uma sociedade que perde gradativamente sua dignidade. Pessoas corrompem e são corrompidas pela ganância, que é a mãe da falta de ética. Pessoas não assumem suas responsabilidades e prejudicam o próximo sem pestanejar.

De tal forma que grande parte das pessoas que se dizem éticas, na verdade tomam conta da vida alheia, sem se darem conta de que têm as próprias vidas para cuidar. Ser ético não é controlar o cumprimento da roupa, as crenças ou os amores dos outros.

A palavra ética é de origem grega derivada de ethos, que diz respeito ao costume, aos hábitos dos homens. Teria sido traduzida em latim por mos ou mores (no plural), sendo essa a origem da palavra moral. Uma das possíveis definições de ética seria a de que é uma parte da filosofia (e também pertinente às ciências sociais) que lida com a compreensão das noções e dos princípios que sustentam as bases da moralidade social e da vida individual. Em outras palavras, trata-se de uma reflexão sobre o valor das ações sociais consideradas tanto no âmbito coletivo como no âmbito individual.

Fonte: Ribeiro, Paulo Silvino (26/02/2013). O que é ética? Acesso em 28/01/2015, disponível em Brasil Escola.

Ser ético não é ter um comportamento X ou Y, mas ser responsável por como suas ações afetam o próximo.

Se uma fraude é cometida, alguém será lesado. O fato de cometer o ato secretamente não elimina o resultado, alguém continuará a ser lesado. Uma fraude não é tão diferente de um roubo, sequestro, estupro ou assassinato. Até porque muitas vezes uma fraude pode levar a sociedade a outros crimes. Sempre que uma empresa, um funcionário do setor público ou privado comete uma fraude, algo é roubado da sociedade, e não é apenas dinheiro, saúde, escolaridade, segurança, alimentação e oportunidades. É um bem maior, chamado: DIGNIDADE.

Toda a sociedade está engendrada neste mar de falta de ética, onde as vítimas poderiam ser também os vilões, ou por se omitirem ou por fazerem o mesmo se tivessem a oportunidade.

Recentemente, vimos um exemplo de ética no episódio do massacre ocorrido no jornal francês Charlie Hebdo. Apesar do conteúdo do jornal ter incomodado muitas pessoas, seus jornalistas se mantiveram fiéis a seus princípios: satirizar todos os excessos fossem eles religiosos, políticos ou sociais. Os jornalistas mortos no massacre ou estavam na lista negra dos terroristas ou apoiavam a posição dos seus colegas de trabalho. E os jornalistas que sobreviveram não desistiram dos seus princípios por conta dessa demonstração de violência e ódio extremos. Juntaram os lápis e recorreram a colegas para continuar a publicação.

Muitos jornais espalhados pelo mundo preferiram não publicar as charges que incomodavam os grupos radicais, eles se omitiram, inclusive perante o direito que eles sempre defenderam: a liberdade de impressa. Aliás, a impressa não costuma ser muito ética para defender o interesse de quem lhes paga bem. Ela não dá o mesmo tipo de enfoque aos problemas que pretende omitir do grande público.

O que fazer? Desistir e aceitar um mundo sem ética? Claro que não, se queremos uma sociedade justa e melhor, temos que defender a ética na nossa casa e na nossa sociedade, isso inclui governos e empresas.

Uma postura ética tem como base o modelo P4: Propósito, Pessoas, Planeta e Probidade.

·         Propósito: Toda sociedade precisa de um interesse maior do que o lucro imediato. Os lucros são maiores quando há investimento social. Se uma empresa financia uma pesquisa ou se torna parceira de uma determinada instituição de ensino, em um ou mais cursos dos quais carece de mão de obra, ela certamente lucrará com isso em um período de dois anos (quando começam os estágios dos estudantes). Além do lucro maior, a empresa terá gerado renda e melhoria de vida ao seu redor.

·         Pessoas: Pensar no bem estar dos outros nos enobrece, a definição de damas e cavalheiros passa por tornar a vida do próximo agradável. Se são feitos investimentos na qualidade de vida das pessoas, elas ganham autoestima, produzem mais, são mais felizes, atendem melhor e retornam as gentilezas.

·         Planeta: Os ambientalistas discutem há décadas as mudanças climáticas, os governos se escondem atrás do progresso, só para continuarem no poder sem enfrentar longos debates sociais, porque toda medida para o meio ambiente passa por mudança de hábitos e costumes. Acho que quando as pessoas, finalmente, se derem conta de que não têm uma gota de água para beber, e no meio da cidade passam alguns rios que estão poluídos e impróprios para o consumo, será tarde para se manifestarem. Já as empresas que tinham um poder de barganha maior com o governo, e se omitiram para continuar jogando detritos e poluindo os rios, em prol de lucros imediatos, não terão como produzir. Ou seja, só temos este planeta, somos uma população grande (7 bilhões de habitantes), mesmo que parte dessa população já não viva em condições favoráveis, não sobrará muita vida no futuro. Alguns danos já são irreversíveis, outros levarão anos para serem revertidos, portanto não há desculpas para não articularmos mudanças, mesmo que pequenas.

·         Probidade: Honestidade, retidão (vem do latim probus, que significa bom), também poderia ser pureza ou princípios. Probidade é a prática que toda a sociedade devia praticar com mais fervor. O que aconteceria se sempre que você errasse, você assumisse sua responsabilidade? Creio que você tentaria não errar, não iria dirigir depois de ter bebido na balada, não aceitaria namorar um homem ou mulher que o desrespeitasse, não incentivaria o assédio sexual ou moral em sua empresa ou sociedade, não cometeria uma fraude, não jogaria lixo na rua, não prejudicaria um colega de trabalho, não mataria, não poluiria o meio ambiente.

Um mundo sem tantos “eu não sabia” e mais informações seria bem melhor. Pessoas responsáveis são éticas, porque elas SABEM quais são seus papéis na sociedade e respeitam o próximo, como gostariam de ser respeitadas. A falta de ética se vence com empatia: a capacidade de saber se colocar no lugar dos outros.

É difícil ofender o outro, se você se imagina no lugar dele, a não ser que você não tenha nenhuma autoestima. «