Escritório de Processos: é importante ter um!

Empresas de médio e grande porte deveriam ter um Escritório de Processos (BPMO – Business Process Management Office), mas por que a grande maioria ainda reluta em tê-lo?

Os motivos são os mais diversos, mas todos eles se convertem em um maior: falta de visão estratégica.

Algumas empresas se convenceram de que ter um Escritório de Projetos já é o suficiente, mas se esqueceram de que projetos por definição têm início, meio e fim. Uma vez implementado ele se torna uma rotina, ou seja, um processo organizacional e saí do radar do Escritório de Projetos.

Mesmo que seja eleito um gestor para cuidar de sua rotina, ele vai estar tão atarefado com as demandas diárias que não levará à frente as melhorias que naturalmente serão necessárias ao longo do tempo. Digamos que você tenha um gestor com habilidades extraordinárias, e ele cuide muito bem desse processo. Entretanto, ele conhece as necessidades estratégicas da empresa? Ele não tem ambições na carreira? Ele nunca tira férias? Nunca adoece? Jamais joga na loteria? Não pretende se aposentar um dia? Ou seja, tem como se garantir que o modo como ele conduz o processo será sempre no mesmo ritmo?

Outras empresas preferem investir em Tecnologia, Sistemas de Informação, Business Intelligence, tudo que possa deixá-las no caminho da Inovação, mas quem mantém essas iniciativas alinhadas ao negócio? O CEO? Então sua empresa tem um super CEO, ele é capaz de traçar a estratégia e ainda manter o tático e o operacional alinhados acompanhando tudo de perto. Nem toda empresa conta com um super CEO!

O Escritório de Processos tem a missão de promover sinergia, assertividade, coesão, integração e alinhamento das iniciativas corporativas.

Enquanto o Escritório de Projetos se preocupa com o cumprimento dos prazos dos projetos importantes para a empresa, a área de Tecnologia em compor o parque tecnológico adequado para a empresa, a área de Sistemas de Informação em montar a melhor rede de acesso às informações, a área de Business Intelligence em tirar o melhor proveito dessas informações, assim como cada área da empresa vai estar focada em atingir um objetivo, é o Escritório de Processos que estará alinhando todas elas de acordo com os processos organizacionais para que todas as iniciativas em execução cumpram com o que está definido da estratégia organizacional.

O que mais se vê nas empresas são áreas que adquirem um simples aplicativo ou pacote para resolver as suas questões, e muitas vezes ou ele já existia na empresa e poderia ter o número de licenças estendido o que teria menor custo para a empresa, ou ele é incompatível com as regras de negócio da empresa, e fatalmente acabará sem uso, tornando-se um prejuízo.

Caso você tenha se convencido de que realmente a empresa precisa de uma área zelando pelo alinhamento das iniciativas, mas queira colocar isso na conta de uma área de Auditoria ou Compliance, preciso alertá-lo de que não são as áreas mais indicadas.

Não são áreas que se preocupam em melhorar o processo, elas fazem verificações para analisar se o que deveria ser feito está sendo feito. Ou seja, na maioria das vezes as áreas estão cumprindo seus papéis. O RH está contratando, gerindo carreiras e desligando colaboradores, o Financeiro cuidando das questões financeiras, e assim por diante, mas os processos estão sendo executados com o melhor desempenho? Todas as iniciativas organizacionais estão alinhadas?

Só o Escritório de Processos tem condição de garantir uma visão e um mapeamento de toda essa configuração organizacional, através de monitoramento, análises e estudos de impacto e das inter-relações dinâmicas do negócio. Por esse motivo, ele consegue identificar ações que correm em paralelo ou que poderiam ser unificadas para evitar desperdícios de tempo e dinheiro.

Estou falando de um Escritório de Projetos já estabelecido. Caso você esteja formando um, ele tem muita lição de casa para fazer, como mapear, redesenhar, otimizar, gerenciar e manter os processos organizacionais.

Somente com essa base, o Escritório de Processos pode gerir as melhorias no desenvolvimento continuo da empresa.

O objetivo é torna o Escritório de Processo em um centro nervoso, onde são feitos os monitoramentos em tempo real de vários indicadores, de maneira que possa ser sinalizado para as demais áreas as medidas cabíveis e iniciativas para corrigir desvios ou implementar melhorias.

Mesmo que o gestor de cada processo tenha condições de monitorar seus indicadores, é o Escritório de Processos que faz as mediações entre os processos e gestores, é preciso ter alguém que se preocupe e tenha visão do todo.

Assim que uma empresa se dá conta da importância de um Escritório de Processos, ele se torna um “must have”, ela tem que ter um. «