Como agilizar a comunicação no seu processo

Boa parte das empresas têm problemas de comunicação interna e externa, se bem que a origem de todos os males da comunicação é sempre interna.

Atualmente, o principal meio de comunicação utilizado pelas empresas é o e-mail, e a popularização dos smartphones só intensificou esse meio de comunicação. Os executivos dão preferência por esse tipo de comunicação, porque ela é uma evolução dos memorandos e cartas corporativas que circulavam pelas empresas no passado, por onde o fluxo de trabalho verdadeiramente flui.

Nossos avós jamais imaginaram que a função do Contínuo, rapaz que entregava as correspondências internas da empresa, seria substituída por tecnologia, que permite que a mensagem seja escrita pelo próprio interlocutor (sem necessidade de ditar a uma Datilógrafa ou Secretária), e, imediatamente após o envio, a mensagem chega ao seu destinatário. Quem envia a mensagem pode estar em qualquer parte do mundo, e ainda assim a mensagem chega.

Essa facilidade deu uma dinâmica impressionante à comunicação, mas por outro lado houve uma banalização das mensagens que, normalmente, não chegariam por correspondência no passado, como convites para um cafezinho, almoço, fofoca, dúvidas existenciais e por aí afora.

O fato é que você tem uma caixa de entrada com centenas de e-mails diários, muitos deles precisam de uma manifestação de sua parte e vão ficar ali perdido, até que você receba um outro e-mail cobrando sua resposta. 

Você pode ser uma pessoa organizada e montar uma estrutura de pastas para organizar suas mensagens, fazer listas de pendências, colar post-its com lembretes no seu monitor, e, mesmo assim, alguns desses inúmeros pedidos, que você recebe diariamente, vão terminar esquecidos.

Se por acaso você se identificou com essa situação, vai concordar comigo, de que não gostaria que suas aprovações e o debate até sua aprovação final ficassem misturados com seus e-mails diários.

Um fluxo de aprovação faz parte de um processo, partindo desse princípio, não seria mais produtivo que as informações desse processo pudessem ser padronizadas e visualizadas sempre que você tivesse que aprovar algo?

Isso é possível, por meio da automatização do processo, que vai permitir que:

• As informações do processo, necessárias para a decisão de aprovação ou rejeição, acompanham a solicitação. 

• Você pode optar por receber notificação de decisões pendentes, ou simplesmente escolher o melhor horário do dia para acessar o portal e eliminar as pendências.

• Você aprova ou rejeita a solicitação e atribuí seu parecer, ou seja, de forma transparente sua decisão fica disponível para todos os envolvidos na solicitação.

• Suas decisões podem ser feitas também por dispositivos móveis. Portanto, sua rotina não é afetada e você continua aprovando via smartphone.

• Suas decisões podem ser consultadas sempre que precisar rever algo.

•  Na sua ausência, você pode designar outra pessoa para aprovar por você e não precisa comunicar todos os possíveis solicitantes, pois as solicitações são, automaticamente, enviadas ao seu substituto.

Você deve ter percebido que automatizando os processos que envolvem decisões rotineiras, como as aprovações, vários e-mails desse tipo de comunicação não serão mais enviados aos funcionários.

Além da diminuição de e-mails que trafegam em sua empresa, permitindo um fôlego maior aos funcionários; um segundo fator positivo, muitas vezes ignorado, é que a decisão se torna mais objetiva, já que o processo automatizado padroniza o formato das solicitações e as solicitações incompletas não são recebidas até que o solicitante as complete. «

O que você quer ser quando crescer?

Já perguntou para uma criança o que ela quer ser quando crescer? Você se lembra o que respondeu quando você era criança? 

Eu queria ser estilista, sempre gostei de desenhos e de fazer com que as pessoas se sentissem bem consigo mesmas. No fim das contas, eu me tornei uma "estilista de negócios". Trilhei um caminho estranho, fui parar na área de Tecnologia da Informação, que enganosamente parecia fora do contexto, mas na era da comunicação, que vivemos hoje, torna-se impossível separar a tecnologia e o marketing dos negócios. A tecnologia é a agulha, linha e tesoura dos estilistas de negócio e o marketing a passarela e a vitrine.

Voltemos a você. O que é mesmo que você queria ser? A resposta mais comum é herói. Entretanto, não temos tantos heróis na nossa sociedade quantos aqueles que afirmaram querer sê-los na infância. Será que nosso estereótipo de herói na vida adulta ficou tão danificado assim?

Você vai me dizer que sonhos de criança são bobagens. Pode até ser, mas poucas vezes na vida você teve tanta certeza de algo como naquela época.

Claro que nem sempre você se lembra do que dizia. Teste seu filho, veja como ele afirma com toda a certeza do mundo o que ele vai ser quando crescer aos 5 anos, espere ele completar 18 anos e refaça a pergunta. Ele vai lhe responder que ainda não está preparado para responder sobre isso, que você o está pressionando, que as coisas não podem ser assim, e ouve-se um estrondo no batente. Onde é que seu menino aprendeu a bater portas assim? Como ele perdeu toda aquela decisão da infância?

A resposta está em você mesmo. Você o encorajou ou transferiu seus medos e frustrações para ele? Tive uma colega de trabalho, cuja a filha de 10 anos queria ser dançarina, amava dançar, mas ela disse para a filha: “brinque de dançar mas não leve isso à sério, porque não dá dinheiro”.

Quem trabalha por dinheiro pode ser qualquer coisa, até traficante, mas nunca terá uma vida feliz, nem que nade em dinheiro.

Não devemos educar nossos filhos para pensar como nós, ou para seguir nossos passos, eles devem ser educados para tomar suas próprias decisões e arcarem com as responsabilidades de seus atos.

Eu não gostaria que um filho meu corresse para casa toda vez que cometesse uma idiotice para eu “dar um jeito” nas coisas para ele. Eu gostaria que ele tivesse discernimento para fazer boas escolhas, e se, por ventura tivesse problemas, fosse capaz de sair deles com honestidade e responsabilidade. Portanto, a educação dele seria nesses princípios, se ele quisesse ser um professor, mesmo que professores não ganhem bem, ele seria, mas ele seria ou tentaria ser o melhor professor, porque seria uma escolha dele. Não sou eu que vou passar os próximos anos produtivos naquela carreira, mas ele.

Fazer o que gosta, de forma honesta, pode não deixar ninguém milionário, mas sempre se é remunerado com mais do que dinheiro, se é remunerado com dignidade e reconhecimento.

Quando eu estava na faculdade, tinha um aluno na turma com 60 anos, ele estava todo feliz, porque estava finalmente mudando de carreira para fazer o que gostava. Portanto, mesmo que você tenha se desviado do seu sonho de menino, por ter ouvido conselhos equivocados do seu pai, sua mãe, ou quem quer que lhe disse que era impossível seguir seu sonho. Ainda dá tempo para você ser o que estava programado a ser.

Puxa Krika, não dá! Eu queria ser astronauta, não entendo nada de astronomia e estou muito velho para me tornar um.

Se você tinha um sonho tão alto, deve se esforçar mais e ser digno das estrelas, comece a estudar astronomia, prepare-se fisicamente, acompanhe os projetos do governo, eles são tão imprevisíveis, que a presidenta pode criar um programa espacial de uma hora para outra e se você estiver preparado, pode ser sua chance, mas se não acontecer, terá alcançado algo admirável, quem sabe na busca do seu sonho de menino, você tenha criado uma escola de astronautas. E dela saia um astronauta que realmente vai fazer o passeio na lua. É mais do que você tem hoje.

Não fazer algo por causa dos obstáculos é só mais uma desculpa para não fazer. «