segunda-feira, 23 de fevereiro de 2015

Como agilizar a comunicação no seu processo

Boa parte das empresas têm problemas de comunicação interna e externa, se bem que a origem de todos os males da comunicação é sempre interna.

Atualmente, o principal meio de comunicação utilizado pelas empresas é o e-mail, e a popularização dos smartphones só intensificou esse meio de comunicação. Os executivos dão preferência por esse tipo de comunicação, porque ela é uma evolução dos memorandos e cartas corporativas que circulavam pelas empresas no passado, por onde o fluxo de trabalho verdadeiramente flui.

Nossos avós jamais imaginaram que a função do Contínuo, rapaz que entregava as correspondências internas da empresa, seria substituída por tecnologia, que permite que a mensagem seja escrita pelo próprio interlocutor (sem necessidade de ditar a uma Datilógrafa ou Secretária), e, imediatamente após o envio, a mensagem chega ao seu destinatário. Quem envia a mensagem pode estar em qualquer parte do mundo, e ainda assim a mensagem chega.

Essa facilidade deu uma dinâmica impressionante à comunicação, mas por outro lado houve uma banalização das mensagens que, normalmente, não chegariam por correspondência no passado, como convites para um cafezinho, almoço, fofoca, dúvidas existenciais e por aí afora.

O fato é que você tem uma caixa de entrada com centenas de e-mails diários, muitos deles precisam de uma manifestação de sua parte e vão ficar ali perdido, até que você receba um outro e-mail cobrando sua resposta. 

De quantos e-mails você consegue dar conta?

Você pode ser uma pessoa organizada e montar uma estrutura de pastas para organizar suas mensagens, fazer listas de pendências, colar post-its com lembretes no seu monitor, e, mesmo assim, alguns desses inúmeros pedidos, que você recebe diariamente, vão terminar esquecidos.

Se por acaso você se identificou com essa situação, vai concordar comigo, de que não gostaria que suas aprovações e o debate até sua aprovação final ficassem misturados com seus e-mails diários.

Um fluxo de aprovação faz parte de um processo, partindo desse princípio, não seria mais produtivo que as informações desse processo pudessem ser padronizadas e visualizadas sempre que você tivesse que aprovar algo?

Isso é possível, por meio da automatização do processo, que vai permitir que:

  • As informações do processo, necessárias para a decisão de aprovação ou rejeição, acompanham a solicitação. 
  • Você pode optar por receber notificação de decisões pendentes, ou simplesmente escolher o melhor horário do dia para acessar o portal e eliminar as pendências.
  • Você aprova ou rejeita a solicitação e atribuí seu parecer, ou seja, de forma transparente sua decisão fica disponível para todos os envolvidos na solicitação.
  • Suas decisões podem ser feitas também por dispositivos móveis. Portanto, sua rotina não é afetada e você continua aprovando via smartphone.
  • Suas decisões podem ser consultadas sempre que precisar rever algo.
  •  Na sua ausência, você pode designar outra pessoa para aprovar por você e não precisa comunicar todos os possíveis solicitantes, pois as solicitações são, automaticamente, enviadas ao seu substituto.

Você deve ter percebido que automatizando os processos que envolvem decisões rotineiras, como as aprovações, vários e-mails desse tipo de comunicação não serão mais enviados aos funcionários.

Além da diminuição de e-mails que trafegam em sua empresa, permitindo um fôlego maior aos funcionários; um segundo fator positivo, muitas vezes ignorado, é que a decisão se torna mais objetiva, já que o processo automatizado padroniza o formato das solicitações e as solicitações incompletas não são recebidas até que o solicitante as complete. «

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