Como minimizar os custos dos seus processos

Errar faz parte da natureza humana, que atire a primeira pedra aquele que nunca errou. Errar quase sempre dinamiza o nosso aprendizado.

Apesar dos erros serem, até certo ponto, toleráveis nas empresas, a verdade é que eles elevam os custos dos processos de negócio. Se um funcionário realiza uma tarefa, e, por erro ou ineficiência, a tarefa precisa ser refeita pelo mesmo funcionário ou por outro, sua empresa paga duas vezes pela mesma tarefa. Isso se o erro for percebido a tempo, porque o erro pode ser percebido pelo Cliente, o que ele os custos ainda mais.

Se a necessidade de refazer uma tarefa ocorre esporadicamente o efeito nos custos pode ser mínimo, mas se acontece frequentemente o custo do seu processo duplica.

Muitas empresas instituíram em suas rotinas mais críticas o método “feito e conferido”, onde um colaborador realiza uma atividade e outro confere.

Essa prática pode ser ineficaz se não houver treinamento adequado, muitas vezes os colaboradores erram por não saberem realizar a tarefa de forma correta, neste caso, se os colaboradores tiverem deficiência de conhecimento/aptidão, logo você estará acrescentando mais um conferente nessa atividade, triplicando o custo do processo.

Mesmo que esses colaboradores não tenham altos salários e sua empresa não se importe em colocar vários colaboradores para conferir uma atividade (ignorando que o custo do profissional não advém somente do seu salários e encargos, mas também da sua estação de trabalho - equipamento, mobiliário, energia elétrica, telefone, água, café), fatalmente terá problemas de desempenho e competitividade.

Processos Manuais x Processos Automatizados

Imagine que sua concorrência coloque apenas um profissional para realizar a atividade, com o salário igual à soma dos dois colaboradores que você tem para realizar a atividade.

Digamos, ainda, que o profissional do concorrente de vez em quando erre, e os seus colaboradores nunca errem, pois seu sistema de “feito e conferido” está funcionando perfeitamente.

É bem provável que seus clientes prefiram os serviços do seu concorrente, porque embora os preços sejam similares e sua qualidade maior, o custo benefício que o concorrente entrega para o cliente é melhor, ele entrega mais rápido, e a pequena deficiência de qualidade é facilmente negociável. Seu concorrente pode oferecer a cada erro a correção e o bônus de outra entrega sem custo. Ele tem essa vantagem competitiva por causa do baixo desempenho da sua empresa em relação à concorrência.

Não adianta você tirar a conferência do seu processo, se você não tem estatísticas da quantidade de erros que normalmente são detectados.

Você pode ter sucesso se o percentual for pequeno e um baita prejuízo se o percentual for alto, e nesse último caso ainda perde os clientes que preferiam os seus serviços pela alta qualidade oferecida.

Em meio a esse dilema, a automatização do processo vai ajudá-lo pelos seguintes motivos:

·         Ela minimiza ou, até mesmo, elimina a necessidade de conferência, uma vez que ela é sistematizada para as necessidades conhecidas, encaminhando para a conferência adicional somente os casos extraordinários.

·         Ela propicia consultas estatísticas de quantas situações passaram pela conferência. Com essa informação, você poderá solicitar ajustes no processo, provendo tratamento para as novas situações ou intensificando o treinamento dos colaboradores. Um ganho competitivo é que sua empresa será capaz de ter dois executantes ao invés de apenas um, sem perda de qualidade, sua produção além de ser melhorada será duplicada (veja figura Processos Manuais x Processos Automatizados).

A redução de custo no processo automatizado também surge pelo corte de outras atividades desnecessárias, geralmente uma mesma atividade é realizada por dois ou mais departamentos por falta de comunicação adequada ou por falta de definição de responsabilidades.

O processo automatizado alinha as necessidades e permite que uma informação necessária a todos os envolvidos esteja disponível e acessível.

Um outro ganho é que seus profissionais passam a ter seu desempenho valorizado. «