Devido
à facilidade em automatizar os processos com o BizAgi Suite, os profissionais
se esquecem de um requisito básico: o planejamento.
Ter o
processo mapeado e já pular para a automatização, é como achar que só com os
ingredientes é possível fazer um bolo.
Digamos
que você queira fazer um bolo, você pensa em um "floresta negra" e o resultado é
um "pântano sombrio" (e nem estou falando da aparência externa, é do sabor
mesmo!).
O que
deu errado? Você tinha os ingredientes!
O fato
é que você não planejou corretamente. Seu primeiro bolo tinha que ser um "floresta negra"? Não poderia ser um bolo simples? Para ganhar experiência.
Os
ingredientes foram bem escolhidos? Você conhecia a receita e as técnicas? Nem
sempre as receitas mencionam que os ovos e a margarina em temperatura ambiente,
e a farinha de trigo e o fermento peneirados deixam seu bolo mais fofo.
Assim
como você pode produzir um bolo pesado e de sabor duvidoso (com a aparência
razoável de um bolo, afinal de contas a fôrma garante pelo menos
o formato), os processos podem ser automatizados com deficiências.
O
BizAgi Studio (ferramenta de automação de processos) segue a BPMN, portanto se
o fluxo não foi desenhado de acordo com a notação, seu processo automatizado já
nasce capenga. A ferramenta automatiza o que está desenhado, interpretando a
notação - BPMN. Portanto, se, por exemplo, uma atividade é executada
automaticamente, se duas ou mais atividades são disparadas ao mesmo tempo, se
uma atividade precisa aguardar uma informação para ser iniciada, tudo isso
precisa estar representado no desenho.
Costumo dizer que é uma ferramenta, e ela não lê pensamentos, precisa de indicações claras e objetivas.
O
fluxo é interpretado e executado conforme foi desenhado, mas somente o desenho
do fluxo não basta para automatizar processos.
O
desenho do fluxo é uma representação gráfica, exatamente como um mapa
representa uma cidade, mas não representa suas leis, problemas sociais,
trânsito, etc..
Ou
seja, quando se automatizar um processo deve-se agregar sua dinâmica: as
pessoas que o executam; o que cada uma delas pode fazer; a que informações e
sistemas elas podem ter acesso; quais as informações que trafegam no processo;
quais são as regras de negócio; os riscos que se pretende evitar/minimizar; as
medidas de segurança que são aplicadas.
Você
já deve ter percebido que a profundidade desse mapeamento extrapola as
dimensões da visão de negócio. Há uma penetração na camada de sistemas da
empresa, eu falei em informações e responsabilidades. Portanto, há que se fazer
a análise de dados e definir bem os papéis e responsabilidades dos envolvidos
no processo.
Os
profissionais da automatização de processos, devem estar alertas para não
automatizar brechas para possíveis fraudes. Mesmo que o gestor do processo não
tenha se dado conta dos possíveis problemas, tais profissionais sempre analisam
os riscos e acrescentam medidas de segurança ao processo.
Resumindo,
se quer automatizar processos, usando o BizAgi Studio, você precisa:
- Mapear processo na notação da ferramenta (BPMN);
- Desenhar formulários (mesmo que seja um rascunho) e validar previamente com os usuários;
- Mapear os dados envolvidos e relacioná-los;
- Definir claramente papéis e responsabilidades, e, níveis de acesso às informações (quem pode gravar, modificar ou consultar dados);
- Definir integrações (se houver necessidade de acessar bases de dados ou serviços internos ou externos);
- Definir o que será medido no processo (indicadores);
- Definir relatórios de consulta para os processos, com as visões mais adequadas para os usuários nos seus diversos níveis de acesso.
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