Elegância no Trabalho

Nos meus tempos de escola eu tive uma professora de português rigorosa, ela dizia que uma carta devia começar indicando o local e data, devia ter uma saudação, e se fosse comercial antes da saudação viria o assunto, eu deveria então discorrer sobre o assunto, despedir-me e assinar a carta.

Na adolescência eu tive aulas de datilografia, e tinha que me preocupar com a rapidez, os espaçamentos, a ausência de erros, enfim, a carta tinha que ser bem escrita, limpa e agradável aos olhos.

Agora eu me preocupo com a qualidade dos e-mails corporativos, alguns eu tenho que ler pelo menos 5 vezes, fazer deduções ou mesmo ligar para a pessoa para entender do que se trata.

Uma das maiores indelicadezas quanto a um e-mail são as pessoas acharem que podem deixar de lado as boas maneiras, só porque é uma mensagem rápida.

Se você me ligasse começaria dizendo “oi, Krika!”, mas por e-mail a maioria aboliu o cumprimento, e até a despedida. As mensagens são ríspidas, e muitas vezes nem é de um colega que trabalha ao seu lado, muitas vezes é de alguém que trabalha na mesma empresa e com a qual você não tem o menor contato. Terá sorte se essa pessoa se lembrar de colocar assinatura, pois poderia conter o ramal para você tirar alguma dúvida.

E quando a pessoa tenta cumprir o ritual de saudar e de se despedir, e opta por usar “att.”, que embora eu saiba que é uma abreviação de “atenciosamente”, é uma das coisas que me faz duvidar da mensagem, pois ela nem dedicou “atenção” suficiente para escrever a palavra inteira.

Têm as pessoas que se despedem com “beijos” e “abraços”, o que é muito estranho quando você não tem qualquer contato prévio com a pessoa, e as relações ainda são formais. Definitivamente, não pega bem mandar beijos e abraços em despedida de e-mails corporativos, prefira “cordialmente” ou “grato”, são expressões amistosas e não tão informais.

Se você recebe muitos e-mails, e precisa decidir qual vai ler primeiro, vai gostar de ler o assunto da mensagem antes de abrir, mas ainda tem gente que não tem o hábito de colocar o assunto, e quando coloca parece que o assunto não tem nexo com a mensagem. Isso pega muito mal caso esteja se comunicando com seu chefe, vai parecer incompetente e relapso.

Existe aquela recepcionista carente, que precisa mandar mensagens de “tenha um bom dia” para todo o departamento, quando bastava responder ao seu bom dia quando passou por ela, e não contente com isso, ela manda imagens animadas, piscantes, coloridas e sem sentido. Talvez ela até parasse com isso naturalmente, mas sempre tem alguém que entra na brincadeira, e responde com uma mensagem mais exótica ainda, para todo o grupo, e aí começa a batalha por quem é o maior “spammer” da empresa.

Alguém tem idéia do prejuízo que isso representa? A recepcionista e seus seguidores vão passar uma parte desnecessária do seu dia na internet em busca de “coisinhas bonitinhas” para colocar no e-mail de amanhã. Você vai encontrar sua caixa de e-mail cheia novamente, e mesmo que você coloque regras de exclusão imediata para essas mensagens e nem se dê ao trabalho de lê-las, o servidor da empresa estará sendo usado, com informações sem interesse para a empresa.

Tem horas em que menos é mais. Essa é uma delas!

E-mails devem ser usados para mensagens rápidas, claras e precisas. Configure seu corretor ortográfico, habitue-se a colocar assunto nas suas mensagens, cumprimente a pessoa, seja claro no assunto, despeça-se de forma adequada, assine seu e-mail com dados que permitam que a pessoa o ache se precisar de mais informações.

Sua assinatura de e-mail, muitas vezes, pode ser seu cartão de visitas, e antes de clicar no botão de envio. Leia seu e-mail, caso ache que o assunto não está claro o suficiente, ligue para a pessoa ou marque uma conversa pessoalmente, isso pode evitar meses de e-mails desencontrados.

E, por favor, não seja mais um “spammer”, sempre que sentir vontade de dizer “olá” para todo o departamento vá ao café e converse com seus colegas, ou convide-os para almoçar, garanto que será mais prazeroso.