Reuniões produtivas

Reuniões são ferramentas importantes para o mapeamento de processos, mas a maioria das pessoas as encara como perda de tempo, e na verdade são quando mal conduzidas.

Em geral, as pessoas não gostam de reuniões, se atrasam, ou mesmo se esquecem delas, levam seus celulares, laptop e até respondem e-mails durante a reunião, sem falar nas interrupções constantes.


Mas existem algumas dicas para que suas reuniões sejam produtivas:

• Esteja preparado. Em alguns minutos você pode estipular as metas da reunião, seu objetivo, o que será discutido, e os resultados que se espera alcançar com ela. Use esses argumentos na introdução da reunião. 
  
  
• Faça uma pauta. Uma pauta além de marcar o ritmo da reunião, também fornece aos participantes oportunidades de estarem preparados para a pauta, por isso é importante distribuí-la com antecedência, de preferência junto com a convocação. 
  
  
• Comece e termine a reunião no tempo previsto. Lembre-se de que seus participantes têm outras atividades, e que se dispuseram ao tempo solicitado para a reunião estarem com foco naquele assunto.
  
  
• Faça menos e melhores reuniões. Somente solicite uma reunião quando for absolutamente necessário. E evite reuniões do tipo semanal sobre o mesmo assunto, isso apenas contribui para que seus participantes percam o interesse no assunto. Se a questão for acompanhamento, forneça relatos periódicos e somente quando for necessário convoque uma reunião, e caso o assunto seja resolvido antes da reunião, desmarque-a.
  
  
• Pense em inclusão e não em exclusão. Somente convoque para a reunião pessoas que precisem participar, e nunca exclua pessoas que deveriam ser convocadas. Esteja certo de que os convocados sabem por que e o que é esperado deles, com isso eles inevitavelmente trarão consigo informações sobre o assunto.
  
  
• Mantenha o foco. Alguns assuntos podem ser mais interessantes do que a reunião, mas para que a reunião atinja seu objetivo é imprescindível que seja seguida a pauta, portanto se os participantes se dispersarem do assunto, lembre-os sobre a pauta e retome o assunto. Eu sempre digo que a tecnologia deve ser usada em nosso beneficio, não é produtivo o uso de laptops em reuniões, a não ser que seja o do apresentador, ou que o assunto precise ser visualizado no laptop, como a pauta foi enviada aos participantes, eles podem disponibilizar em rede qualquer documento que seja pertinente ao assunto. Para as anotações distribua papel e caneta. Eu, pessoalmente, sempre levo um caderno para as reuniões. 
  
  
• Capture itens de ação. Poucas pessoas sabem, mas após uma reunião é necessário distribuir um documento com as ações que foram delimitadas na reunião, algumas pessoas acreditam que se não forem à reunião não se comprometem com seu resultado, entretanto podem e devem enviar seus representantes, dando a eles poder de decisão. Por isso é importante ter pessoas nos papéis de escriba e cronometrista, dessa forma o resultado da reunião será divulgado o mais rápido possível. 
  
  
• Obtenha feedback. Peça feedback aos participantes, eles podem dizer o que você fez de certo e errado nas reuniões. Com isso, você pode melhorar a qualidade e produtividade de suas próximas reuniões.